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Accord de contribution - Modalités générales

Programme d’aide au développement international

En vigueur : 10 janvier 2024

1. Définitions

Sauf indication contraire dans l’Accord, les expressions énumérées ci-après auront le sens suivant :

« Bénéficiaire ultime » (Ultimate Recipient) – Particulier ou organisation qui a conclu un Sous-accord et qui recevra une partie de la Contribution pour exécuter un Sous-Projet dans le cadre de l’Accord.

« Contribution en nature » (In-Kind Contribution) – Contribution en matériel, biens, services ou temps auxquels on peut attribuer une valeur monétaire et qui auraient autrement été achetés et payés par l’Organisation pour atteindre les résultats du Projet. Ces coûts doivent être admissibles aux termes de l’Accord et être fondés sur le calcul de la juste valeur marchande telle qu’approuvée par le Ministère.

« Coûts admissibles » (Eligible Costs) – Coûts dûment et raisonnablement engagés et payés par l’Organisation, les Bénéficiaires ultimes et les Partenaires locaux, qui constituent des décaissements en argent ou une contribution en nature effectués pour les activités définies à l’annexe A – Description du Projet, telles que détaillées dans l’annexe C – Budget du Projet, et conformément aux principes décrits dans l’Article 1 de l’annexe B – Modalités financières.

« Documents à l’appui » (Supporting Documentation) – Entre autres les pièces justificatives originales, les factures, les relevés de compte, les reçus, les contrats, les baux et les feuilles de temps ou les autres pièces confirmant les dépenses réelles effectuées par l’Organisation. Le terme englobe également les chèques annulés, les traites bancaires et les autres pièces justificatives confirmant les décaissements.

« Employés locaux » (Local Employees) – Employés qui sont recrutés dans le pays bénéficiaire par l’Organisation ou par l’entremise de Partenaires locaux, qui sont des citoyens ou des résidents permanents du pays bénéficiaire, ou toutes les personnes d’un autre pays travaillant avec un permis de travail du pays bénéficiaire, et qui sont soumis à toutes les lois et politiques applicables dans ce pays.

« Fonds de transfert » (Flow-Through Funds) – Fonds prévus dans l’Accord uniquement pour fournir un mécanisme administratif permettant de transférer les fonds à un Bénéficiaire ultime pour l’exécution d’un Sous-Projet, et pour lesquels l’Organisation assume la responsabilité administrative et financière mais non la responsabilité des résultats ultimes du Sous-Projet.

« Œuvre » (Work) – Tout élément créé ou conçu relativement au Projet, y compris les dessins, les rapports, les photographies, les schémas, les plans, les spécifications, les plans, les instruments, les ressources, les logiciels d’ordinateur, les sondages, et les sites Web.

« Partenaire local » (Local Partner) – Organisation établie dans un pays bénéficiaire et participant à la mise en œuvre du Projet par suite d’un Sous-accord.

« Personnel » (Personnel) – Personnes participant à la réalisation du Projet, y compris, mais sans s’y limiter les Employés ou les Sous-traitants.

« Relation sans lien de dépendance » (Arm’s Length Relationship) – Relation établie lorsque l’Organisation, dans le cadre de l’exécution du Projet, passe un marché avec un Sous-traitant; l’Organisation et le Sous-traitant sont indépendants l’un de l’autre et aucune des deux parties n’exerce un contrôle ou une influence dominante.

« Sous-accord » (Sub-Agreement) – Accord signé entre l’Organisation et un Bénéficiaire ultime ou un Partenaire local.

« Sous-contrat » (Subcontract) – Contrat signé entre l’Organisation et un Sous-traitant.

« Sous-Projet » (Sub-Project) – Activités qui seront mises en œuvre par un Bénéficiaire ultime.

« Sous-traitant » (Subcontractor) – Personne (autre qu’un Employé), firme, organisation ou institution à but lucratif ou à but non lucratif, organisation ou institution de bienfaisance, agissant seul ou en consortium, coentreprise, société (en commandite ou autre), ayant conclu un sous-contrat avec l’Organisation afin d’exercer des activités ou d’effectuer des travaux dans le but d’atteindre les résultats ou les produits du Projet. Le terme Sous-traitant englobe les consultants canadiens et locaux.

« Volontaires » (Volunteers) – Personnes qui ne sont pas rémunérées par l’Organisation dont les services sont essentiels à la réussite du Projet et sont admissibles conformément aux conditions du programme et qui seraient autrement embauchées/sous-traitées et rémunérées.

« Volontaires canadiens » (Canadian Volunteers) – Tout citoyen canadien, immigrant reçu ou résident permanent du Canada qui répond aux critères d’admissibilité des volontaires définis à l’annexe II de la Politique de compensation de frais généraux touchant les Accords de Contribution conclus avec des organisations canadiennes en vertu du programme d’aide au développement international.

2. Interprétation

3. Modifications

4. Cession

Toute cession de l’Accord effectuée sans le consentement écrit préalable du Ministère est nulle et sans effet.

5. Successeurs

L’Accord lie les Parties ainsi que leurs successeurs et ayants droit autorisés.

6. Communication avec les ambassades et les hauts-commissariats du Canada

Le Personnel canadien travaillant au Projet dans un pays bénéficiaire doit s’enregistrer auprès de l’ambassade ou du haut-commissariat du Canada dans ce pays. L’Organisation tiendra l’ambassade ou le haut-commissariat concerné au courant du Projet, et notamment de la participation de Partenaires locaux. Si une assistance est nécessaire, l’Organisation avisera l’ambassade ou le haut-commissariat du Canada bien avant les visites prévues dans le pays bénéficiaire relativement au Projet.

7. Accès à l’information et aux renseignements confidentiels

8. Reconnaissance publique

9. Engagements contractuels avec des tiers

Le Ministère ne doit pas être tenu responsable d’emprunts, de baux, de contrats de location-acquisition ou de tout autre engagement contractuel conclu par l’Organisation avec un tiers dans le cadre de la mise en œuvre du Projet.

10. Sous-contrats et Sous-accords

11. Achats et disposition des biens

12. Approvisionnement, achat et/ou don de médicaments et de fournitures médicales

13. Suivi et évaluation

L’Organisation doit permettre, ou faire en sorte que l’on permette, à tout représentant autorisé du Ministère un accès raisonnable aux locaux du Projet pour qu’il puisse inspecter et évaluer l’avancement du Projet et fournir, sur demande, les données et renseignements dont le Ministère peut raisonnablement avoir besoin pour assurer la surveillance et l’évaluation. Le Ministère tiendra l’Organisation informée des résultats de ces inspections et évaluations. Le Ministère se réserve le droit de procéder à un examen de suivi, lorsqu’il le jugera nécessaire, au cours de la réalisation du Projet et des trois (3) années suivant l’expiration ou la résiliation prématurée de l’Accord.

14. Registres financiers et vérification

15. Résiliation ou suspension pour des raisons de commodité

Le Ministère peut, par un avis écrit, suspendre ou résilier le présent Accord en tout ou partie pour des raisons de commodité. Dans un tel cas, l’Organisation ne peut présenter de réclamation contre le Ministère en raison d’une telle résiliation ou suspension autre que pour le remboursement de Coûts admissibles raisonnables et appropriés réellement engagés par l’Organisation à la date d’une telle résiliation ou suspension, moins tout montant versé antérieurement à cet égard. Le Ministère peut rembourser les frais de réinstallation raisonnables et acceptables tels que prévus à l’Accord. La résiliation ou la suspension prend effet à la date indiquée dans l’avis du Ministère.

16. Manquement aux engagements et recours

17. Règlement des différends

18. Indemnisation

L’Organisation doit, tant pendant la durée de l’Accord qu’après son expiration ou sa résiliation, prendre fait et cause pour Sa Majesté, ses employés et ses mandataires et les indemniser des réclamations, pertes, dommages, coûts et frais subis par eux, ou des actions ou autres procédures intentées contre eux, de quelque manière que ce soit, à cause des blessures, décès, pertes ou dommages matériels subis ou qui auraient été subis, du fait de la réalisation du Projet, sauf si les blessures, décès, dommages ou pertes ont été causés par la négligence de Sa Majesté, de ses employés ou de ses mandataires.

19. Propriété intellectuelle

20. Versement excédentaire, remboursement et recouvrement de la Contribution

L’Organisation remboursera au Receveur général du Canada par l’intermédiaire du Ministère tout montant de la Contribution qui dépasse le montant auquel a droit l’Organisation ou tout versement effectué pour des dépenses non admissibles dans le cadre de l’Accord, tout montants identifiés aux termes du paragraphe 16.2 C) et tout solde non dépensé ou non comptabilisé. L’Organisation doit rembourser au Ministère, dans le délai indiqué dans l’avis exigeant un tel remboursement, le montant de la Contribution versée ou le montant du trop-payé, ou encore le montant des coûts dont la déduction n’est pas permise, selon le cas. Les intérêts seront ajoutés à tout montant non remboursé conformément au Règlement sur les intérêts et les frais administratifs du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Une telle somme sera reconnue comme constituant une dette envers Sa Majesté et sera recouvrée en conséquence.

21. Droit de compensation

Le Ministère se réserve le droit d’exercer une compensation entre un montant que l’Organisation lui doit et un montant qu’il doit à l’Organisation. Le présent Article ne peut avoir pour effet de restreindre quelque droit de compensation que ce soit découlant du droit applicable, d’une disposition de l’Accord ou d’autres ententes conclues entre Sa Majesté et l’Organisation.

22. Représentations et garanties

23. Code de conduite et de non-discrimination

24. Responsabilité et sécurité

25. Statut de l’Organisation

26. Affectation de crédit

Tout paiement devant être fait par le Ministère est assujetti à une affectation de fonds par le Parlement du Canada pour l’année financière au cours de laquelle le paiement doit être effectué. Si l’affectation des crédits est modifiée par le Parlement ou si les fonds ne sont pas disponibles pour une raison quelconque, la Contribution peut être réduite, par notification envoyée à l’Organisation, ou le présent Accord peut être résilié.

27. Protection de la santé des membres du Personnel affectés à l’étranger

28. Séances d’information

29. Activités de renforcement de la capacité du Bénéficiaire du Projet en matière de gestion financière

Dans le but d’améliorer la mise en œuvre du Projet, le Ministère peut effectuer des activités qui servent à renforcer la capacité du bénéficiaire du Projet en matière de gestion financière suite à la signature de l’Accord. Ces activités ont pour objet de réviser les termes de l’Accord avec l’Organisation et de s’assurer que la gestion financière du Projet par l’Organisation puisse se faire de façon efficace et conforme aux exigences de l’Accord. L’Organisation accepte de se soumettre à ces activités et s’engage à fournir, sans frais, aux représentants autorisés du Ministère les installations, le personnel et tous les renseignements nécessaires aux fins de ces activités.

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