Questions et réponses - Politique sur le partage des coûts pour les accords de subventions et de contributions non remboursables

1. Pourquoi y a-t-il deux dates applicables à la Politique sur le partage des coûts?

Il y a deux dates afin de permettre une période de transition entre la date de publication (le 1er octobre 2018) de la Politique sur le partage des coûts pour les accords de subventions et de contributions non remboursables et son entrée en vigueur (le 1er avril 2019).

2. Quand la Politique sur le partage des coûts est-elle entrée en vigueur et comment?

La Politique sur le partage des coûts est entrée en vigueur le 1er avril 2019. Cette politique ne s’applique pas rétroactivement aux accords déjà signés ou aux projets qui sont déjà approuvés ou au stade opérationnel au moment de son entrée en vigueur. Plus précisément :

Propositions non sollicitées : Toute demande reçue à la date d’entrée en vigueur ou après cette date doit respecter la Politique sur le partage des coûts. Celle-ci ne s’applique pas aux demandes reçues avant la date d’entrée en vigueur; ces demandes ont bénéficié de droits acquis.

Appels de propositions : Les appels lancés à la date de publication ou après cette date doivent respecter la Politique sur le partage des coûts. Les propositions découlant d’appels lancés avant la date de publication (le 1er octobre 2018) ne sont pas assujetties à la Politique sur le partage des coûts.

Invitations à l’initiative du Ministère (société civile) : Les lettres d’invitation envoyées à la date de publication ou après cette date doivent respecter la Politique sur le partage des coûts. Les lettres d’invitation envoyées avant la date de publication ne sont pas assujetties à la Politique sur le partage des coûts.

3. Doit-on discuter de la contribution au partage des coûts, que ce soit en espèces ou en nature, au moment des négociations et la préciser dans le budget de l’accord de contribution?

L’application doit clairement préciser les montants à verser par l’organisation, à la fois en espèces et en nature, et ces derniers doivent être reliés à un poste budgétaire spécifique du budget de l’accord de contribution.

4. Comment le partage des coûts est-t-il calculé?

Le partage des coûts est calculé en fonction de la totalité des coûts directs admissibles. Le Ministère doit en assumer un maximum de 95 %, et le bénéficiaire doit assumer un minimum de 5 %. La contribution du bénéficiaire est calculée comme suit :

Contribution du bénéficiaire = Coûts admissibles du projet (excluant la compensation des frais généraux) x 5% 

5. Les bénéficiaires seront‑ils tenus responsables de leur promesse s’ils se sont engagés à une part supérieure ou doivent-ils l’être seulement pour le minimum de 5 % prévu par la Politique sur le partage des coûts?

Les accords de subventions et de contributions sont des documents contraignants. Par conséquent, les bénéficiaires qui s’engagent à assumer une part supérieure au minimum de 5 % doivent verser le montant complet auquel ils se sont engagés dans le cadre de l’accord.

6. Comment la Politique sur le partage des coûts s’applique-t-elle aux différents mécanismes de sélection des programmes du Ministère?

Pour garantir la simplicité d’application, la Politique sur le partage des coûts ne précise pas de taux de partage des coûts différent selon le mécanisme de sélection utilisé. La Politique sur le partage des coûts s’applique à tous les mécanismes de sélection.

Propositions non sollicitées : Les demandeurs présentant des propositions non sollicitées doivent prévoir une part assumée des coûts d’au moins 5 % dans leur proposition, faute de quoi leur proposition pourrait être rejetée.

Appels de propositions : Le taux de partage des coûts sera précisé dans la page d’appel. Le taux de partage des coûts minimum obligatoire est de 5 % pour les bénéficiaires.

Invitations à l’initiative du Ministère (société civile) : Les programmes doivent veiller à ce que les demandeurs soient informés de la Politique de partage des coûts, notamment du taux minimum de 5 %.

7. La Politique sur le partage des coûts s’applique-t-elle aux projets de financement mixte relevant des Modalités relatives au programme d’aide au développement international?

La Politique sur le partage des coûts ne s’applique pas aux contributions remboursables pour les projets de financement mixte. Cependant, si un projet comprend un volet non remboursable, les dispositions sur le partage des coûts s’y appliquent.

8. Toutes les dépenses engagées pour la réalisation du projet sont‑elles admissibles au partage des coûts?

Non, seuls les coûts jugés admissibles par le Ministère sont assujettis au partage des coûts. Il est préférable de définir les coûts réputés admissibles au partage des coûts avant la signature de l’accord. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter les Directives concernant les éléments de coût admissibles pour les projets de développement.

9. Si les frais généraux (indirects) du projet dépassent les coûts pour lesquels le bénéficiaire est indemnisé, est-ce que le bénéficiaire peut réclamer les frais généraux supplémentaires?

Non, le bénéficiaire ne peut pas réclamer les frais généraux supplémentaires. Les frais généraux supplémentaires engagés par le bénéficiaire qui dépassent le taux admissible prévu dans l’accord ne peuvent pas faire l’objet d’un partage des coûts.

10. Y a-t-il un partage minimum des coûts EN ESPÈCES?

Non, rien n’empêche des bénéficiaires de fournir une grande partie ou l’intégralité de leur part en nature lorsque ceci peut être efficacement estimé et justifié.

11. Lorsqu’une organisation recourt aux services de bénévoles, qu’est-ce qui sera considéré comme une contribution admissible en espèces ou en nature?

Le temps consacré au projet par les bénévoles sera considéré comme une contribution en nature au projet, tandis que les frais de déplacements, d’hébergement et de repas seront considérés comme une contribution en espèces, s’ils sont payés par l’organisation.

12. Existe-t-il une limite au nombre de bénévoles pouvant participer à un projet?

Non. Toutefois, le nombre de bénévoles doit être approprié à la portée et à la taille du projet ainsi qu’aux résultats que l’on souhaite atteindre.

13. D’autres types de contributions en nature sont-ils acceptables, outre les trois catégories (bénévoles, installations et biens et points de fidélités) énumérées à l’annexe 1?

Oui, bien que ces trois catégories représentent la majorité des contributions en nature, d’autres types de contributions en nature peuvent être acceptés au cas par cas. Ceux-ci devraient être indiqués au moment de la demande.

14. Pourquoi les contributions des bénéficiaires ultimes d’un projet ne sont-elles pas admissibles au partage des coûts?

Le temps que des bénéficiaires ultimes et intermédiaires passent à participer aux activités de renforcement de la capacité ne sera pas compté dans le partage des coûts, car ces personnes ou ces entités se trouvent dans la portée immédiate du projet.

15. Qu’entend-on par services équivalents ?

Au moment d’établir le tarif pour les services bénévoles qui seront fournis, le demandeur doit considérer seulement les tâches qui seront effectuées. Par exemple, si une personne ayant un titre comptable se porte volontaire pour construire une école, son titre professionnel n’ajoute aucune valeur et ne doit pas être pris en compte.

16. Qu’entend-on par conditions de travail similaires?

Des conditions de travail similaires impliquent un milieu de travail semblable, tenant compte des circonstances affectant les employés dans le milieu de travail, telles que les difficultés, les horaires de travail, les aspects physiques, les droits légaux et les responsabilités. Cette notion est incluse dans la politique étant donné que, dans certains cas, la valeur d'une contribution en nature peut varier d'un pays ou d'une région à l'autre en raison d'un contexte local spécifique.

17. Lorsque les fournisseurs offrent des rabais, la différence entre le prix du marché et le prix payé est-t-elle admissible en tant que contribution en nature?

Non, la différence entre le prix du marché et le prix payé n’est pas admissible en tant que contribution en nature. Par exemple, si plusieurs séances de formation sont organisées à un certain endroit et que le propriétaire du site offre un tarif réduit pour la salle, seul le coût réel payé sera admissible et ceci constituera une contribution monétaire.

18. Comment la Politique sur le partage des coûts s’applique-t-elle lorsque l’accord est signé par plus d’une entité (responsabilisation)?

S’il y a plus d’un signataire, la responsabilisation relative à la contribution au partage des coûts est commune et solidairement partagée entre les signataires de l’accord.