Authentification des documents : 1. Avant de commencer

Maladie à coronavirus (COVID-19)

Les services d'authentification sont fermés au public jusqu'à nouvel ordre. Toutefois, notre service postal continue.

Notre service est offert gratuitement. Pour connaître les délais de traitement actuels, consultez la section « Délais de traitement ».

Sur cette page

L’authentification est souvent requise pour pouvoir utiliser un document public canadien à l’étranger. Pour être authentifié, votre document doit être un document original portant une signature reconnue (et un sceau, le cas échéant). L’authentification prouve que la signature et le sceau sur le document sont authentiques.

Dans d’autres pays, l’authentification est aussi appelée une procédure de légalisation ou d’apostille.

Vérifier si vos documents doivent être authentifiés

Confirmez les exigences en communiquant avec l’ambassade, le haut-commissariat ou le consulat du pays où votre document sera utilisé :

Faire traduire votre document

Si votre document est rédigé (en entier ou en partie) dans une langue autre que le français ou l’anglais, vous devez l’accompagner d’une traduction certifiée conforme et notariée.

Qu’est-ce qu’une traduction certifiée? Il s’agit d’une traduction qui est certifiée par un membre :

  • du Conseil des traducteurs, terminologues et interprètes du Canada ou
  • d’une association provinciale de traduction reconnue

Certains pays exigent un affidavit du traducteur. Un notaire canadien doit signer et sceller l’affidavit.

Exception : Nous n’avons pas besoin de traduction pour les diplômes universitaires canadiens délivrés en grec ou en latin.

Raisons pour lesquels nous ne pourrions pas authentifier votre document

Si nous ne pouvons pas authentifier votre document, nous vous en informerons par écrit.

Nous ne pouvons pas authentifier certains documents, notamment :

  • les documents qui ne portent pas de signature ou de sceau original (par exemple, les photocopies ordinaires)
  • les documents qui portent une signature ou un sceau inconnu que nous ne pouvons pas vérifier
  • les documents religieux (par exemple, les certificats de baptême, les certificats de mariage religieux ou les autres documents délivrés par un établissement religieux)
  • les documents délivrés par un établissement d’enseignement non reconnu
  • les documents collés
  • les documents laminés
  • les documents recouverts d’une substance qui rendrait difficile l’apposition d’un cachet

Nous pouvons refuser l’authentification si :

  • le contenu de votre document est trompeur
  • le document ou le processus d’authentification est utilisé pour des raisons frauduleuses, illégales ou trompeuses (nous pouvons demander aux autorités policières compétentes de faire enquête sur les cas présumés de fraude)

Prévoyez-vous utiliser votre document au Canada?

Il n’est pas nécessaire d’authentifier la plupart des documents si vous prévoyez les utiliser au Canada. Nous n’authentifions que les documents publics étrangers portant la signature et le sceau d’une ambassade étrangère, d’un haut-commissariat étranger ou d’un consulat étranger au Canada.

Confirmez les exigences relatives à votre document. Vérifiez auprès de l’établissement canadien (par exemple, l’université ou l’organisme) qui vous demande ce document.

Les frais

Nous ne facturons aucuns frais pour l’authentification des documents.

Délais de traitement

Veuillez noter que notre bureau traite un volume de demandes supérieur à la normale. Veuillez soumettre votre demande suffisamment à l'avance, en tenant compte des délais d'authentification et de légalisation.

Le délai de traitement actualisé au mois d'octobre 2021 est :

25 jours ouvrables

à partir du jour où la demande est remise à notre bureau. Vous devez ajouter jusqu'à 5 jours ouvrables pour le délai d'envoi postal. Veuillez noter que ce délai de traitement n’est qu’une estimation et que celle-ci peut varier en fonction du volume de travail ou de facteurs opérationnelles.

Nous n’offrons pas de service accéléré. Nous vous prions donc de vous y prendre à l’avance. Si vous faites face à des circonstances urgentes et extraordinaires (généralement définies comme des événements inattendus et hors de votre contrôle et qui nécessitent une action immédiate) et que vous souhaitez que nous considérions traiter votre document en priorité, vous pouvez nous contacter. Veuillez noter que vous n'avez pas besoin de faire appel à de tierces parties pour soumettre votre demande à notre bureau.

Le traitement peut prendre plus de temps si :

  • nous devons communiquer avec vous pour vous poser des questions sur votre demande
  • nous n’avons pas de spécimen (ou d’exemple) de la signature au dossier (par exemple, parce que le document est vieux)
  • nous devons contacter l’autorité de délivrance ou le signataire de votre document

Nous vous informerons par écrit si nous ne pouvons pas nous authentifier lors du renvoi de votre document.

Pour plus d'informations comment nous déterminons les délais de traitement.

Services d’authentification provinciaux et territoriaux

Certaines provinces et certains territoires offrent des services d’authentification des documents publics délivrés sur leur territoire. Ces services fonctionnent indépendamment du gouvernement du Canada.

Renseignez-vous sur les services d’authentification provinciaux et territoriaux :

Nos coordonnées

Avant de contacter notre bureau, veuillez lire les étapes 1234 et 5, la Foire aux questions et, le cas échéant, la page sur les déclarations tenant lieu de certificat de non-empêchement au mariage à l'étranger.

Si vous avez soumis vos documents il y a plus de 35 jours ouvrables (environ 7 semaines) et que vous souhaitez obtenir une mise à jour du statut, veuillez remplir le formulaire disponible à la page Vérifier le statut de votre demande. Si vous nous avez demandé de transmettre vos documents à une ambassade, un haut-commissariat ou un consulat, veuillez d'abord vérifier le statut de votre demande auprès d'eux. En raison du volume de demandes, nous regrettons de ne pas pouvoir fournir de mise à jour du statut des demandes soumises avant l'expiration de la période de 35 jours ouvrables.

Accéder à nos coordonnées

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