Authentification des documents : Foire aux questions

  • Quel est le délai de traitement de mes documents?

    Nous comptons les délais de traitement à partir du moment où nous recevons vos documents dans notre bureau.

    Les délais de traitement ne tiennent pas compte des délais de poste. Lorsque vous envoyez vos documents par courrier, veuillez allouer au moins 5 jours ouvrables pour que les documents nous parviennent et au moins 5 jours ouvrables pour que vous les receviez lorsque nous les renvoyons.

    Mises en garde :

    • Vous devez respecter toutes nos exigences et nos procédures. Sinon, nous vous renverrons vos documents par la poste. Nous ne les authentifierons pas.
    • Nous ne sommes pas responsables des documents perdus, qu’ils aient été envoyés par la poste ou par service de messagerie.
    • Nous ne pouvons pas assurer le suivi de vos documents pendant l’expédition.

    Nous n’offrons pas de service accéléré. Nous vous prions donc de vous y prendre à l’avance. Si vous faites face à des circonstances urgentes et extraordinaires (généralement définies comme des événements inattendus et hors de votre contrôle et qui nécessitent une action immédiate) et que vous souhaitez que nous considérions traiter votre document en priorité, vous pouvez nous contacter. Veuillez noter que vous n'avez pas besoin de faire appel à de tierces parties pour soumettre votre demande à notre bureau.

  • Est-ce que je peux vérifier le statut de ma demande?

    Si vous êtes au Canada et n’avez pas reçu vos documents de notre bureau après 75 jours ouvrables (environ trois mois et dix jours), vous pouvez vérifier le statut de votre demande. Si vous avez soumis vos documents à partir de l’étranger, l’attente pour demander une mise à jour est de 80 jours ouvrables (environ trois mois et vingt jours).

  • Existe-t-il un service de demandes urgentes?

    Notre bureau traite les demandes dans l’ordre où elles sont reçues. À l’heure actuelle, nous n’offrons pas de service de demandes urgentes. Nous vous prions donc de vous y prendre à l’avance. Si vous faites face à des circonstances urgentes et exceptionnelles (généralement définies comme des événements inattendus et hors de votre contrôle et qui nécessitent une action immédiate) et que vous souhaitez que nous considérions traiter votre document en priorité, vous pouvez nous contacter. Veuillez noter que vous n'avez pas besoin de faire appel à de tierces parties pour soumettre votre demande à notre bureau.

  • Est-ce possible de faire authentifier des documents en personne ?

    Nous n’offrons pas de service en personne. Pour obtenir les consignes sur la façon de soumettre votre demande par courrier, veuillez visiter ici.

  • Dois-je faire légaliser ou authentifier mon document canadien par Affaires mondiales Canada ou par un bureau d'authentification provincial ou territorial pour pouvoir l'utiliser à l'étranger ?

    L’exigence de faire authentifier vos documents par une autorité canadienne (provinciale/territoriale ou fédérale) dépend entièrement des lois, règlements ou pratiques du pays où votre document canadien sera utilisé. Il ne s'agit pas d'une exigence d'une loi ou d'un règlement canadien.

    Pour confirmer l'exigence d'authentification, consultez l'autorité ou l'institution auprès de qui à destination ou la mission étrangère (ambassade, haut-commissariat ou consulat) du pays où votre document sera utilisé :

    Veuillez noter que certaines provinces et certains territoires offrent des services d'authentification  de documents publics émis sur leur territoire. Ces services fonctionnent indépendamment du gouvernement du Canada et leurs authentifications ont la même validité que celles effectués par la Section des services d'authentification d'Affaires mondiales Ottawa à Ottawa. Veuillez noter que certains pays n'acceptent que l'authentification effectuée par Affaires mondiales Canada. Pour savoir si le pays de destination de votre document accepte l'authentification provinciale ou territoriale, nous vous suggérons de vous informer auprès de la mission étrangère du pays de destination de vos documents (voir le lien ci-dessus).

  • Dois-je envoyer ma demande par la poste ? Puis-je l'envoyer par courriel à la place ?

    Vous devez soumettre votre demande en format papier, en suivant les étapes  1234. Si, toutefois, vous avez des documents qui ont été délivrés par voie électronique ou qui sont signés numériquement, vous pouvez nous contacter pour de l’aide.

  • Dois-je joindre une pièce d'identité à ma demande d'authentification de documents ?

    Si vous demandez une authentification de documents, vous n'avez pas besoin de soumettre une pièce d'identité avec votre demande.

    Veuillez noter que si vous demandez une déclaration tenant lieu de certificat de non-empêchement au mariage à l'étranger, vous devez joindre une copie certifiée conforme d'une pièce d'identité.

  • Si je soumets une copie certifiée et notariée d'un document, avez-vous besoin de voir l'original ?

    Si vous soumettez une copie certifiée et notariée d'un document, vous n'avez pas besoin de joindre la version originale de celui-ci. Veuillez noter que certains documents ne sont acceptés que dans leur version originale (par exemple, les documents de l'état civil). Pour connaître les exigences relatives à votre document, veuillez consulter Étape 2 - Exigences relatives à votre document

  • Que dois-je joindre à ma demande d'authentification en plus du document qui doit être authentifié ?

    Veillez à suivre les étapes  1234 sur notre site web et à joindre le formulaire EXT2165 à votre demande. Si vous avez des difficultés à ouvrir le formulaire, veuillez suivre ces instructions.

  • J'ai oublié de joindre une enveloppe pré-adressée ou une étiquette d'expédition prépayée. Qu'adviendra-t-il de ma demande ?

    Comme il est indiqué à l'étape 4. Envoyez votre document, si vous voulez que nous vous le retournions ou que nous le fassions suivre à une partie autre qu'une mission étrangère à Ottawa, vous devez inclure une enveloppe pré-adressée ou une étiquette d'expédition prépayée avec votre demande. Si vous avez oublié d'inclure une enveloppe pré-adressée ou une étiquette d'expédition prépayée, nous vous renverrons ou transmettrons vos documents par courrier ordinaire. Toutefois, veuillez noter que cela peut entraîner certains retards. Si vous souhaitez envoyer une étiquette d'expédition prépayée après avoir soumis votre demande à notre bureau, vous pouvez l'envoyer par courriel à notre bureau. Nous ferons de notre mieux pour ajouter votre étiquette d'expédition prépayée à votre demande. Cela dit, étant donné le volume élevé de demandes que nous devons traiter, nous ne pouvons pas garantir que cela sera fait à temps. Dans ce cas, votre demande sera renvoyée par courrier ordinaire.

  • J'ai oublié de joindre le formulaire de demande obligatoire (EXT2165) à ma demande d'authentification. Puis-je vous l'envoyer séparément ?

    Si vous avez oublié de joindre le formulaire de demande obligatoire (EXT2165) à votre demande, vous pouvez l'envoyer par courriel à notre bureau. Nous ferons de notre mieux pour l’ajouter à votre demande, mais nous ne pouvons pas garantir que nous serons en mesure de le faire. Dans ce cas, votre demande sera renvoyée à l'expéditeur indiqué sur l'enveloppe ou à toute partie que vous auriez indiquée sur un papier séparé joint à votre demande.

  • Acceptez-vous les vérifications de casier judiciaire basées sur le nom ?

    Notre bureau peut authentifier les vérifications de casier judiciaire basées sur le nom. Pour plus d'informations sur l'authentification des vérifications de casier judiciaire, veuillez consulter Étape 2 - Exigences relatives à votre document.

  • Je suis résident du Québec ou de la Colombie-Britannique. Mon document doit-il être certifié par la Chambre des notaires du Québec ou du barreau de la Colombie-Britannique (respectivement) avant d'être soumis à la Section des services d'authentification d'Affaires mondiales Canada ?

    Il n'est pas nécessaire que votre document soit certifié par la Chambre des notaires du Québec ou le barreau de la Colombie-Britannique pour qu'il soit traité par notre bureau.

  • Les documents académiques (par exemple, les diplômes ou relevés de notes des collèges/cégeps ou universités) doivent-ils être envoyés à votre bureau dans une enveloppe scellée directement par le collège/cégep ou l'université qui les a délivrés ?

    Nous n'exigeons pas que les documents académiques soient envoyés dans une enveloppe scellée par le collège/cégep ou l'université qui les a délivrés.

  • Puis-je faire envoyer mes documents directement à votre bureau par l'institution qui les a délivrés (par exemple, un collège/cégep ou une université, la GRC) ?

    Notre bureau a besoin de certaines informations pour pouvoir traiter correctement une demande. Toutes ces informations sont saisies dans le formulaire que vous devez soumettre avec votre demande (EXT2165). Par conséquent, si vous souhaitez que l'institution émettrice envoie votre document directement à notre bureau, veuillez leur demander de joindre un formulaire dûment rempli à votre demande. Si nous recevons des documents d'une institution et qu'aucun formulaire ou instructions de retour n’y sont inclus, nous les renverrons, après traitement, à l'expéditeur (dans le cas présent, l'institution émettrice qui a envoyé les documents à notre bureau).

  • Les missions canadiennes (ambassades, consulats et hauts commissariats) offrent-elles aussi des services d'authentification ?

    Certaines missions canadiennes offrent des services d'authentification. Pour savoir en savoir plus, veuillez consulter le site Web de la mission canadienne qui est responsable du pays ou de la région où vous vous trouvez ou avez l'intention de voyager. Si la mission offre ce service, leur délai de traitement pourrait être inférieur à celui de la Sections des services d'authentification à Ottawa.

  • Puis-je faire authentifier mon document par un bureau provincial ou territorial ? Sera-t-il accepté à l'étranger ?

    Certaines provinces et certains territoires offrent des services d'authentification de documents émis dans leur territoire. Ces services fonctionnent indépendamment du gouvernement du Canada et leurs authentifications ont la même validité que celles effectués par la Section des services d'authentification d'Affaires mondiales Ottawa à Ottawa. Pour savoir si le pays de destination de votre document accepte les authentifications provinciales ou territoriales, nous vous suggérons de vérifier auprès de l'ambassade, du haut-commissariat ou du consulat de votre pays de destination.

  • Je possède un acte de naissance format abrégé (de portefeuille). Puis-je le faire authentifier ?

    Nous n'authentifions pas les certificats de naissance de format abrégé (format de portefeuille). Nous ne pouvons authentifier que les certificats de naissance grand format. Pour vous en procurer un, veuillez vous adresser au bureau de l'état civil de votre province ou territoire où la naissance a été inscrite.

  • Quel âge doit avoir un document pour pouvoir être authentifié ?

    À l'heure actuelle, il n'y a pas d'âge maximum fixé pour que les documents puissent être authentifiés par notre bureau. Toutefois, sachez que si nous ne disposons pas du spécimen de signature du signataire ou si nous ne sommes pas en mesure de vérifier l'authenticité ou la validité du document, nous pouvons refuser de l'authentifier. Dans ce cas, vous devrez obtenir un nouvel exemplaire de votre document pour pouvoir demander son authentification à notre bureau.

  • Combien coûte l’authentification?

    Nous ne facturons actuellement pas de frais pour l’authentification des documents.

  • Je ne peux pas ouvrir le formulaire. Pouvez-vous m’aider?

    Suivez ces instructions pour PDF.

  • Comment puis-je présenter une demande de déclaration tenant lieu de certificat de non-empêchement au mariage à l’étranger?

    Découvrez comment présenter une demande de déclaration tenant lieu de certificat de non-empêchement au mariage.

  • Le gouvernement du Canada transmettra-t-il mes documents à une ambassade étrangère ?

    Sur demande, nous pouvons faire parvenir vos documents authentifiés à une ambassade, à un haut-commissariat ou à un consulat à Ottawa. Veuillez noter qu'en raison de la situation entourant la COVID-19, certains de ces bureaux sont temporairement fermés, travaillent à une capacité réduite ou ne peuvent pas recevoir de courrier. Par conséquent, avant de nous demander de leur transmettre vos documents authentifiés, nous vous recommandons de vérifier d'abord auprès d'eux pour vous assurer qu'ils sont bien en mesure de les accepter.

    Si après avoir vérifié leur état opérationnel vous souhaitez toujours que nous fassions parvenir vos documents authentifiés, veuillez suivre ces consignes.

  • Puis-je envoyer de l’argent comptant?

    N’envoyez pas d’argent comptant par la poste. Les services d’authentification que nous fournissons à Ottawa sont gratuits. Si vos documents doivent ensuite être envoyés à une ambassade, à un haut-commissariat ou à un consulat étranger qui exige un paiement, prenez des dispositions relatives au paiement directement avec eux.

  • Dois-je inclure une enveloppe de retour?

    Nous vous recommandons d’inclure une enveloppe de retour affranchie pour assurer le suivi de vos documents. Si aucune enveloppe n’est fournie, vos documents seront renvoyés par courrier ordinaire, sans possibilité de suivi de l’expédition.

  • Puis-je suivre les documents retournés par courrier ordinaire?

    Les documents retournés par courrier ordinaire ne peuvent pas faire l’objet d’un suivi.

  • Qu’est-ce qu’une étiquette prépayée?

    Une étiquette prépayée est une étiquette d’expédition qui a été commandée et payée à l’avance pour que vos documents vous soient retournés. Les bordereaux d’expédition de courrier avec des numéros de compte ne sont pas acceptés. Si un bordereau est fourni, vos documents vous seront renvoyés par courrier ordinaire, sans possibilité de suivi de l’expédition.

  • Comment puis-je faire authentifier mes documents si je ne vis plus au Canada?

    Les documents peuvent être envoyés à notre bureau par courrier ou par messagerie aux fins d’authentification. Veuillez vous assurer de suivre les instructions applicables à vos documents.

  • Comment puis-je obtenir une étiquette prépayée à l’étranger?

    Nous vous recommandons de communiquer avec une entreprise canadienne qui expédie à l’étranger pour qu’elle vous fournisse une étiquette prépayée par courriel. Vous pouvez ensuite imprimer l’étiquette et l’ajouter à vos documents lors de leur envoi par courrier pour authentification.

  • Authentifiez-vous les documents originaux ou les copies?

    L’exigence d’authentification varie selon le type de document fourni. Consultez les exigences d’authentification pour vos documents particuliers.

  • Puis-je vous envoyer une photocopie de mon document au lieu de l’original?

    Nous ne pouvons pas authentifier les photocopies simples sans une signature et un sceau originaux. Nous pouvons être en mesure d’authentifier les copies qui ont été certifiées par un notaire. Consultez les exigences pour votre document.

  • Un commissaire à l’assermentation peut-il certifier une copie conforme?

    Les règles régissant la nomination et l’autorité des commissaires à l’assermentation sont fixées par la province ou le territoire qui procède à leur nomination. À notre connaissance, au Canada, les commissaires à l’assermentation ne sont généralement pas autorisés à certifier des copies de documents.

  • Dois-je énumérer tous les documents sur votre formulaire de demande ou seulement ceux qui doivent être authentifiés?

    Tous les documents nécessitant une authentification doivent être énumérés sur le formulaire de demande d’authentification. Nous authentifierons tous les documents énumérés dans le formulaire, à condition que les exigences applicables soient respectées. Si vous nous envoyez des pièces justificatives que vous ne souhaitez pas faire authentifier, veuillez ne pas les mentionner sur le formulaire de demande d’authentification.

  • Mes documents peuvent-ils être refusés?

    Oui, certains documents ne peuvent pas être authentifiés. Découvrez pourquoi l’authentification de votre document peut être refusée.

  • Authentifiez-vous les documents destinés à être utilisés au Canada?

    La Section des services d’authentification a principalement pour rôle d’authentifier les documents publics canadiens devant être utilisés dans d’autres pays.

    La loi canadienne n’exige pas l’authentification des documents publics étrangers avant qu’ils puissent être utilisés au Canada. Dans des circonstances exceptionnelles où une authentification peut être exigée par un organisme canadien, ce service peut être offert à l’ambassade, au haut-commissariat ou au consulat du pays de délivrance au Canada. Si l’organisation ou l’autorité au Canada à qui votre document est dirigé exige qu’il soit aussi authentifié par Affaires mondiales Canada, veuillez nous en envoyer la preuve accompagnée d'une explication. Nous évaluerons votre demande et essaierons de vous fournir une réponse dans les cinq jours ouvrables.

    Veuillez noter que notre bureau n’authentifie pas de documents étrangers pour être utilisés à l’extérieur du Canada.

  • Authentifiez-vous les documents étrangers destinés à être utilisés à l’extérieur du Canada ?

    La Section des services d’authentification a principalement pour rôle d’authentifier les documents publics canadiens devant être utilisés dans d’autres pays. À la lumière de cela, nous n’authentifions pas de documents étrangers pour être utilisés à l’extérieur du Canada.

    Si vous avez besoin de faire authentifier un document étranger pour l’utiliser à l’extérieur du Canada, nous vous recommandons de contacter l’ambassade, le haut-commissariat ou le consulat au Canada du pays où il a été délivré pour de l’aide.
  • Puis-je authentifier mes documents ailleurs au Canada?

    Un certain nombre de provinces et territoires offrent des services d’authentification pour les documents publics délivrés sur leur territoire. Ces services fonctionnent indépendamment de ceux du gouvernement du Canada. Notre bureau d’authentification est seulement situé à Ottawa.

  • Authentifiez-vous les certificats de décès des salons funéraires?

    Nous n’authentifions que les certificats de décès délivrés par les bureaux provinciaux ou territoriaux des statistiques de l’état civil. Nous ne pouvons pas authentifier les certificats de décès délivrés par les entreprises de salons funéraires.

  • Les certificats d’authentification expirent-ils?

    Les certificats d’authentification délivrés par le gouvernement du Canada n’expirent pas. Toutefois, certaines autorités étrangères peuvent refuser d’anciens certificats d’authentification.

  • Pouvez-vous faire des photocopies de mes documents?

    Nous n’offrons pas de services de documentation tels que les photocopies.

  • Puis-je utiliser un bordereau pour qu’on me renvoie mes documents?

    Les bordereaux d’expédition de courrier avec des numéros de compte ne sont pas acceptés. Les documents seront renvoyés par courrier ordinaire si un bordereau est fourni.

  • Estampillerez-vous mes certificats ou diplômes originaux?

    Nous utilisons un tampon encreur, qui est appliqué directement sur les documents lors de leur authentification. Si vous ne souhaitez pas que nous apposions notre tampon sur l’original, nous vous suggérons de nous fournir une copie certifiée conforme. Avant de nous fournir cette copie certifiée conforme, vous devez vérifier si elle sera acceptée dans le pays où vos documents seront utilisés.

  • Quelle différence y a-t-il entre l’authentification, la légalisation et l’apostille?

    L’authentification prouve que la signature et le sceau d’un document sont authentiques, afin de permettre la reconnaissance du document dans un autre pays. Il est souvent exigé que les documents authentifiés par le pays de délivrance fassent ensuite l’objet d’une légalisation (c.-à-d. une certification supplémentaire par les autorités consulaires du pays de destination). La légalisation concerne la validité d'un document étranger dans le pays de destination. Une fois légalisé, le document étranger aura normalement la même validité qu'un document équivalent délivré par les autorités du pays de destination.

    Une apostille est un type précis de certificat d’authentification. Les apostilles sont délivrées par les pays qui sont parties à la Convention de La Haye de 1961 supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers (également appelée « Convention Apostille »). La Convention Apostille a pour objectif de simplifier le processus d’authentification en supprimant l’exigence de légalisation.

    À l’heure actuelle, le Canada n’est pas partie à la Convention Apostille et ne délivre pas d’apostilles.

  • Pourquoi mes documents doivent-ils être notariés avant d’être authentifiés?

    Si nous ne pouvons pas authentifier la signature sur votre document (p. ex. parce qu’il n’a pas été signé par un fonctionnaire dont la signature est connue de notre bureau), nous pouvons peut-être authentifier une copie notariée.

  • Pourquoi avez-vous besoin de mon courriel et de mon numéro de téléphone sur le formulaire de demande?

    Vos informations personnelles sont nécessaires si nous devons vous contacter au sujet de l'authentification de vos documents.

  • À qui puis-je m’adresser si j’ai d’autres questions?

    Veuillez consulter la page avec nos coordonnées.

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