Lignes directrices sur l’admissibilité des dépenses possibles pour la COVID-19

Mise à jour : Le 24 septembre 2021

Nous reconnaissons que la maladie à coronavirus (COVID-19) a des répercussions sur la prestation des projets d’aide en développement international.

Les mesures suivantes ont été élaborées au début de la pandémie après que les directives gouvernementales sur l’auto-isolement obligatoire aient été adoptées, afin d’assurer qu’aucun obstacle de nature contractuelle ou financière ne vous empêche de rapatrier des employés (et des personnes à charge), des volontaires, des stagiaires et des étudiants vers leurs pays d’origine. De plus, ces mesures ont permis d’assouplir les exigences en matière de rapports financiers et narratifs pendant la période initiale de la pandémie.

Les mesures présentées proposent également le maintien des assouplissements et des recommandations sur l’admissibilité des coûts pour d’autres situations qui pourraient survenir en raison de la pandémie de COVID-19. Ces lignes directrices s’appliquent uniquement aux accords de contribution dans le cadre du Programme d’aide au développement international et seront mises à jour au fur et à mesure que la crise évoluera.

Les organisations bénéficiaires sont encouragées à consulter les Lignes directrices sur les voyages pour les partenaires en développement international durant la pandémie, les questions et réponses et à parler de leur situation particulière avec leur équipe de gestion de projet respective à Affaires mondiales Canada. Nous leur demandons aussi de travailler avec leurs homologues d’Affaires mondiales Canada pour conserver un dossier de toutes les décisions et de tous les changements propres à la mise en œuvre de leur projet, ainsi que des coûts du projet liés à la pandémie de COVID-19.

Coûts admissibles liés à la COVID-19 pour le Programme d’aide au développement international : du 1er octobre 2021 jusquau 31 mars 2022
SituationRecommandation et explication
Coûts des bureaux locaux (par exemple, le loyer et les services publics) quand l’organisation bénéficiaire doit suspendre les activités du projet.

Dépenses de projet admissibles jusqu’à nouvel ordre. Il convient d’envisager de ne pas renouveler les contrats de location des bureaux locaux, des véhicules et autres actifs dans les situations où les activités du projet sont interrompues ou suspendues sans date prévue de reprise.

L’organisation bénéficiaire et l’équipe de gestion de projet à AMC sont encouragées à faire une analyse des coûts et des bénéfices pour chacun de ces scénarios afin de déterminer le recours le moins dispendieux, tout en minimisant l’incidence négative sur les résultats du projet (par exemple, l’annulation versus la poursuite des paiements pour un contrat de location). 

Coûts supplémentaires reliés au télétravail pour les employés de l’administration centrale et les employés rapatriés :

  • Services de téléconférence et abonnements (par exemple, Zoom Pro)
  • Coûts de sécurité sur Internet
  • Nouveaux logiciels et mises à jour (par exemple, Adobe)
  • Formation pour les nouveaux logiciels

Dépenses de projet admissibles. L’équipe de gestion de projet à AMC peut approuver au préalable la partie supplémentaire des coûts à distance au cas par cas, avec une analyse adéquate et une documentation appropriée de la décision et de la justification.

RÉVISÉ Coûts de télécommunications supplémentaires dans les bureaux locaux :

  • Internet
  • Clés Wi-Fi

Dépenses de projet admissibles. L’équipe de gestion de projet à AMC peut approuver au préalable la partie supplémentaire des coûts à distance au cas par cas, avec une analyse adéquate et une documentation appropriée de la décision et de la justification.

Délais pour les plans de mise en œuvre des projetsAMC prolonge de 120 jours les délais de soumission du plan de mise en œuvre du projet, à moins qu’une autre direction n’ait été fournie par l’équipe de gestion de projet à AMC.
Assouplissement pour réaffecter les montants entre les lignes budgétaires afin de répondre aux activités et aux priorités changeantesCette mesure peut être appliquée pour toutes les lignes budgétaires, indépendamment des articles contenus dans un accord de contribution à cet effet. Cependant, sous réserve de l’approbation d’AMC, aucun document de modification ne sera nécessaire puisque l’approbation d’AMC sera dûment documentée et reconnue par le bénéficiaire par voie électronique. Veuillez noter qu’un document de modification officiel peut être requis pour les accords comportant plusieurs modifications pour lesquelles cet assouplissement COVID-19 a été appliqué.
RÉVISÉ Incapacité de l’organisation bénéficiaire à rencontrer ses engagements de partage des coûts durant la dernière année du projet (exemple : le travail des volontaires, une contribution en espèces)

Advenant que le projet est dans sa dernière année, AMC peut renoncer à l’obligation de partage des coûts pour le motif suivant :

  • La situation financière de l’organisation ne lui permet pas d’effectuer une contribution en nature ou en espèce.

Afin de se prévaloir de cette exception :

  • L’organisation doit démontrer que sa situation financière ne lui permet pas de faire une contribution en nature ou en espèces ;
  • Le projet ne doit pas être prolongé ;
  • Le montant maximal exonéré doit être proportionnel à la part des coûts de la dernière année seulement ; et
  • L’organisation peut démontrer que les résultats attendus du projet ont été atteint.
Aucune modification de l’accord de contribution ne sera nécessaire si l’approbation est dûment documentée.

Application d’un taux fixe de 12 % comme compensation des frais généraux sur la valeur estimative quotidienne (jusqu’à 200 $ CA par jour ouvrable) accordée à l’organisation bénéficiaire pour les :

  • Volontaires nationaux ;
  • Volontaires Sud-Sud ;
Volontaires canadiens travaillant à distance.

L’application d’un taux fixe pour les frais généraux sur la valeur estimative quotidienne des volontaires canadiens en situation de déplacement est étendue, sur une base exceptionnelle, à la valeur estimative quotidienne des volontaires nationaux et Sud-Sud, ainsi que des volontaires canadiens travaillant à distance pour des raisons liées à la COVID-19.

Une allocation pouvant atteindre 35 $ CA par jour ouvrable pour les volontaires canadiens travaillant à distance, jusqu’à un maximum de 700 $ CA par mois.

Les volontaires canadiens travaillant à distance à cause des restrictions de voyage reliées à la COVID-19 sont admissibles à une allocation pouvant atteindre 35 $ CA par jour ouvrable, jusqu’à un maximum de 700 $ CA par mois, lorsqu’ils travaillent à distance sur les activités du projet.

Remboursement des frais de déplacement admissibles conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte (CNM) pour les volontaires nationaux en statut de voyage.

Les volontaires nationaux en statut de voyage sont admissibles au remboursement des frais de déplacement conformément à la Directive sur les voyages du CNM, jusqu’à concurrence des montants maximums déterminés par la politique de voyage interne de l’organisation. Lorsque l’organisation n’a pas de politique de voyage interne, les montants affichés dans la Directive sur les voyages du CNM peuvent être utilisés comme montants maximums admissibles au remboursement.

Couverture des frais nominaux de transport vers et depuis le site des activités de volontariat et les repas quotidiens pendant les heures de volontariat pour les volontaires nationaux qui ne sont pas en statut de voyage.

Les volontaires nationaux qui ne sont pas en statut de voyage sont admissibles à la couverture des coûts de transport vers et depuis le site des activités de volontariat, ainsi que des coûts d’un repas par volontaire pendant les heures de volontariat. Ces coûts doivent être en cohérence avec le montant réel requis pour couvrir ces coûts, sur une base individuelle ou collective, et en conformité avec les politiques internes de l’organisation.

Volontaires provenant de pays non bénéficiaires de l’Aide au développement officielle (ADO)

Les assouplissements pour volontaires mentionnés ci-dessus pourraient être utilisés comme lignes directrices et références pour les volontaires de pays non admissibles à l’ADO. L'équipe de gestion de projet devra déterminer l'admissibilité en fonction de la nature de la programmation.

Coûts de déplacements (par exemple, transport, repas et faux frais)

Les volontaires travaillant de la maison ne sont pas considérés en statut de voyage et ne peuvent donc pas recevoir les allocations relatives au voyage.

Lignes directrices pour les contrats de services professionnels

AMC suivra les lignes directrices et les conseils fournis par Services publics et Approvisionnement Canada. AMC appliquera une approche du gouvernement du Canada pour gérer les contrats en cohérence avec les autres ministères et organismes ainsi qu’avec les équipes internes de contrats d’AMC.

Archives :