Guide sur l’admissibilité des dépenses possibles pour la COVID-19

Dernière mise à jour : 31 août 2020

Lignes directrices générales 

Affaires mondiales Canada reconnaît que la maladie à coronavirus (COVID-19) a des répercussions sur la prestation des projets d’aide en développement international. 

Les lignes directrices qui suivent visent à assurer qu’aucun obstacle de nature contractuelle ou financière n’empêche le rapatriement des employés (et des personnes à charge), des volontaires, des stagiaires et des étudiants dans leurs pays d’origine ainsi que le respect des directives gouvernementales en matière d’auto-isolement obligatoire. 

Vous trouverez dans le tableau suivant des conseils et l’éventail des coûts admissibles pour d’autres situations qui pourraient se produire en raison de la pandémie de COVID-19. Ces lignes directrices ne portent que sur les accords de contribution dans le cadre du Programme d’aide au développement international et seront mises à jour à mesure que la situation évolue.

Nous encourageons les organisations bénéficiaires à consulter les questions et réponses et à parler de leur situation particulière avec leur équipe de gestion de projet respective à Affaires mondiales Canada. Nous leur demandons aussi de travailler avec leurs homologues d’Affaires mondiales Canada pour conserver un dossier de toutes les décisions et de tous les changements propres à la mise en œuvre de leur projet, ainsi que des coûts du projet liés à la pandémie de COVID-19.

Réponse à la COVID-19 en terme des coûts admissibles et flexibilité de rapportage pour le Programme d’aide au développement international
SituationRecommandation et explication
Rapatriement des employés d’un projet, des personnes à charge, des volontaires et des étudiants/stagiaires dans leurs pays d’origineDépense du projet admissible.
Coûts de transport entre la maison et l’aéroport ou l’endroit de quarantaine ou d’auto-isolement temporaire pour les employés du projet, les personnes à charge, les volontaires et les étudiants/stagiairesDépense du projet admissible.
Salaires des employés de l’organisation bénéficiaire (employés de l’administration centrale et employés en affectation à long terme)AMC remboursera l’équivalent de 30 jours travaillés de salaire, à partir du jour qui suit la suspension des activités du projet, en tant que dépense admissible du projet. Cette mesure s’applique au-delà du travail régulier effectué au niveau des activités directement reliées au projet ou des efforts de planification et de réalignement pour évaluer si les activités du projet peuvent être maintenues. Cette période permettra à l’organisation et à AMC de discuter de l’avenir du projet et d’éviter de prendre une décision hâtive, ce qui fera en sorte que la meilleure approche sera utilisée.
Salaires des employés locauxAMC remboursera l’équivalent de 30 jours travaillés de salaire, à partir du jour qui suit la suspension des activités du projet, en tant que dépense admissible du projet. Cette période permettra à l’organisation et à AMC de discuter de l’avenir du projet et d’éviter de prendre une décision hâtive, ce qui fera en sorte que la meilleure approche sera utilisée.
Coûts d’hébergement, indemnités de repas et faux frais dans la ville de rapatriementDépense du projet admissible. Les dispositions du chapitre 11 du Guide de l’assistance technique devraient être appliquées aux employés de l’organisation et à leurs personnes à charge, ainsi qu’aux volontaires et aux étudiants/stagiaires à titre exceptionnel (cette exception étant une mesure spécifique à la COVID-19).
Coûts de réinstallation pour les employés du projet, les personnes à charge, les volontaires et les étudiants/stagiairesLes coûts de réinstallation réels et raisonnables du chapitre 4 du Guide de l’assistance technique seront remboursés.
Coûts d’annulation des vols et(ou) des événements liés au projetDépense du projet admissible si l’organisation avait fait un achat pas remboursable; sinon, un crédit peut être émis afin d’être utilisé pour un voyage ou un événement futur.
NOUVEAU Coûts des bureaux locaux (p. ex. le loyer et les services publics) quand l’organisation bénéficiaire doit suspendre les activités du projet.

Dépense admissible du projet jusqu’à nouvel ordre. Il convient d’envisager de ne pas renouveler les contrats de location des bureaux locaux, des véhicules et autres actifs dans les situations où les activités du projet sont interrompues ou suspendues sans date prévue de reprise.

L’organisation bénéficiaire et l’équipe de gestion de projet à AMC sont encouragées à faire une analyse des coûts et des bénéfices pour chacun de ces scénarios afin de déterminer le recours le moins dispendieux, tout en minimisant l’incidence négative sur les résultats du projet (p. ex. l’annulation versus la poursuite des paiements pour un contrat de location). 

NOUVEAU Coûts supplémentaires reliés au télétravail pour les employés de l’administration centrale et les employés rapatriés :

  • Services de téléconférence et abonnements (par exemple, Zoom Pro)
  • Coûts de sécurité sur Internet
  • Nouveaux logiciels et mises à jour (par exemple, Adobe)
  • Formation pour les nouveaux logiciels

Dépenses admissibles du projet. L’équipe de gestion de projet à AMC peut approuver au préalable la partie supplémentaire des coûts à distance au cas par cas, avec une analyse adéquate et une documentation appropriée de la décision et de la justification.

NOUVEAU Coûts de télécommunications supplémentaires dans les bureaux locaux :

  • Matériel (par exemple, ordinateurs et périphériques)
  • Internet
  • Clés Wi-Fi

Dépenses admissibles du projet. L’équipe de gestion de projet à AMC peut approuver au préalable la partie supplémentaire des coûts à distance au cas par cas, avec une analyse adéquate et une documentation appropriée de la décision et de la justification. Tous les actifs corporels achetés doivent être cédés à la fin du projet conformément au plan de cession des actifs, comme indiqué dans l’accord de contribution signé.

Délais de production des rapports narratifsAMC prolonge de 2 mois le délai de soumission des rapports narratifs à moins qu’une autre directive n’ait été fournie par l’équipe de gestion de projet d’AMC.
Délais de production des rapports financiersLes mêmes dispositions en matière d’information financière continuent de s’appliquer (elles suivent le cycle d’avance). Cependant, compte tenu de la situation de la COVID-19, une troisième avance peut être émise, quel que soit le nombre d’avances justifiées en cours.
NOUVEAU Délais pour les plans de mise en œuvre des projetsAMC prolonge de 120 jours les délais de soumission du plan de mise en œuvre du projet, à moins qu’une autre direction n’ait été fournie par l’équipe de gestion de projet à AMC.
Flexibilité pour réaffecter les montants entre les lignes budgétaires afin de répondre aux activités et aux priorités changeantesCette mesure peut être acceptée pour toutes les lignes budgétaires, indépendamment des articles contenus dans l’accord de contribution à cet effet. Cependant, elle est assujettie à l’approbation écrite préalable de l’équipe de gestion de projet d’AMC. Aucune modification de l’accord de contribution ne sera nécessaire si l’approbation de l’équipe de gestion de projet d’AMC est dûment documentée.
Incapacité de l’organisation bénéficiaire à poursuivre ses engagements de partage des coûts (par exemple, le travail des volontaires ou une contribution en espèces)

L’organisation bénéficiaire doit explorer les options avec l’équipe de gestion du projet d’AMC, en fonction de la nature des contributions de partage des coûts et en se basant sur les difficultés démontrées à remplir ses obligations de partage des coûts tels que :

  • Considérer un autre type de contribution admissible de valeur équivalente, comme des contributions en espèces ou en nature (par exemple, le bénévolat), selon la situation.
  • Reporter la contribution en espèces ou repousser les activités de bénévolat dans les années futures du projet.

Si le projet est dans sa dernière année, l’équipe de gestion du projet chez AMC peut renoncer à l’obligation de partage des coûts, tant que le projet n’est pas prolongé, que le montant exonéré est proportionnel à la part des coûts de cette année seulement, et qu’il peut être démontré que les résultats attendus du projet ont été atteints. Aucune modification de l’accord de contribution ne sera nécessaire si l’approbation est dûment documentée.

NOUVEAU Réduction ou libération des retenues

AMC a mis en œuvre une approche temporaire des retenues pour les projets se terminant au cours des exercices 2020-2021 et 2021-2022 afin de permettre aux équipes de gestion de projet d’AMC de réduire ou de supprimer les exigences en matière de retenues pour chaque projet.

Guide pour les contrats de services professionnels

AMC suivra les lignes directrices et les conseils fournis par Services publics et Approvisionnement Canada. AMC appliquera une approche du gouvernement du Canada pour gérer les contrats en cohérence avec les autres ministères et organismes ainsi qu’avec les équipes internes de contrats d’AMC.