Guide sur l’admissibilité des dépenses possibles pour la COVID-19

Mise à jour : 23 décembre 2020

Nous reconnaissons que la maladie à coronavirus (COVID-19) a des répercussions sur la prestation des projets d’aide en développement international.

Ce qui suit vise à assurer qu’aucun obstacle de nature contractuelle ou financière n’empêche le rapatriement des employés (et des personnes à charge), des volontaires, des stagiaires et des étudiants dans leurs pays d’origine ainsi que le respect des directives gouvernementales en matière d’auto-isolement obligatoire. 

Vous y trouverez également des conseils et l’éventail des coûts admissibles pour d’autres situations qui pourraient se produire en raison de la pandémie de COVID-19. Ces lignes directrices ne portent que sur les accords de contribution dans le cadre du Programme d’aide au développement international et seront mises à jour à mesure que la situation évolue.

Nous encourageons les organisations bénéficiaires à consulter les questions et réponses et à parler de leur situation particulière avec leur équipe de gestion de projet respective à Affaires mondiales Canada. Nous leur demandons aussi de travailler avec leurs homologues d’Affaires mondiales Canada pour conserver un dossier de toutes les décisions et de tous les changements propres à la mise en œuvre de leur projet, ainsi que des coûts du projet lié à la pandémie de COVID-19.

Réponse à la COVID-19 en terme des coûts admissibles et flexibilité de rapportage pour le Programme d’aide au développement international
SituationRecommandation et explication
Rapatriement des employés d’un projet, des personnes à charge, des volontaires et des étudiants/stagiaires dans leurs pays d’origineDépense du projet admissible.
Coûts de transport entre la maison et l’aéroport ou l’endroit de quarantaine ou d’auto-isolement temporaire pour les employés du projet, les personnes à charge, les volontaires et les étudiants/stagiairesDépense du projet admissible.
Salaires des employés de l’organisation bénéficiaire (employés de l’administration centrale et employés en affectation à long terme)AMC remboursera l’équivalent de 30 jours travaillés de salaire, à partir du jour qui suit la suspension des activités du projet, en tant que dépense admissible du projet. Cette mesure s’applique au-delà du travail régulier effectué au niveau des activités directement reliées au projet ou des efforts de planification et de réalignement pour évaluer si les activités du projet peuvent être maintenues. Cette période permettra à l’organisation et à AMC de discuter de l’avenir du projet et d’éviter de prendre une décision hâtive, ce qui fera en sorte que la meilleure approche sera utilisée.
Salaires des employés locauxAMC remboursera l’équivalent de 30 jours travaillés de salaire, à partir du jour qui suit la suspension des activités du projet, en tant que dépense admissible du projet. Cette période permettra à l’organisation et à AMC de discuter de l’avenir du projet et d’éviter de prendre une décision hâtive, ce qui fera en sorte que la meilleure approche sera utilisée.
Révisé Coûts d’hébergement, indemnités de repas et faux frais dans la ville de rapatriementDépense du projet admissible. Les dispositions du chapitre 11 du Guide de l’assistance technique devraient s’appliquer aux employés de l’organisation et aux personnes à leur charge, ainsi qu’aux volontaires et aux étudiants/stagiaires à titre exceptionnel (cette exception étant une mesure spécifique à la COVID-19). Cette mesure a pour objet le rapatriement initial de ces personnes; elle ne doit pas être utilisée comme une allocation ou un remboursement continu.
Coûts de réinstallation pour les employés du projet, les personnes à charge, les volontaires et les étudiants/stagiairesLes coûts de réinstallation réels et raisonnables du chapitre 4 du Guide de l’assistance technique seront remboursés.
Coûts d’annulation des vols et(ou) des événements liés au projetDépense de projet admissible si l’organisation avait fait un achat pas remboursable; sinon, un crédit peut être émis afin d’être utilisé pour un voyage ou un événement futur.
Coûts des bureaux locaux (par example, le loyer et les services publics) quand l’organisation bénéficiaire doit suspendre les activités du projet.

Dépense admissible du projet jusqu’à nouvel ordre. Il convient d’envisager de ne pas renouveler les contrats de location des bureaux locaux, des véhicules et autres actifs dans les situations où les activités du projet sont interrompues ou suspendues sans date prévue de reprise.

L’organisation bénéficiaire et l’équipe de gestion de projet à AMC sont encouragées à faire une analyse des coûts et des bénéfices pour chacun de ces scénarios afin de déterminer le recours le moins dispendieux, tout en minimisant l’incidence négative sur les résultats du projet (par example, l’annulation versus la poursuite des paiements pour un contrat de location). 

Coûts supplémentaires reliés au télétravail pour les employés de l’administration centrale et les employés rapatriés :

  • Services de téléconférence et abonnements (par exemple, Zoom Pro)
  • Coûts de sécurité sur Internet
  • Nouveaux logiciels et mises à jour (par exemple, Adobe)
  • Formation pour les nouveaux logiciels

Dépenses admissibles du projet. L’équipe de gestion de projet à AMC peut approuver au préalable la partie supplémentaire des coûts à distance au cas par cas, avec une analyse adéquate et une documentation appropriée de la décision et de la justification.

Coûts de télécommunications supplémentaires dans les bureaux locaux :

  • Matériel (par exemple, ordinateurs et périphériques)
  • Internet
  • Clés Wi-Fi

Dépenses admissibles du projet. L’équipe de gestion de projet à AMC peut approuver au préalable la partie supplémentaire des coûts à distance au cas par cas, avec une analyse adéquate et une documentation appropriée de la décision et de la justification. Tous les actifs corporels achetés doivent être cédés à la fin du projet conformément au plan de cession des actifs, comme indiqué dans l’accord de contribution signé.

Délais de production des rapports narratifsAMC prolonge de 2 mois le délai de soumission des rapports narratifs à moins qu’une autre directive n’ait été fournie par l’équipe de gestion de projet d’AMC.
Délais de production des rapports financiersLes mêmes dispositions en matière d’information financière continuent de s’appliquer (elles suivent le cycle d’avance). Cependant, compte tenu de la situation de la COVID-19, une troisième avance peut être émise, quel que soit le nombre d’avances justifiées en cours.
Délais pour les plans de mise en œuvre des projetsAMC prolonge de 120 jours les délais de soumission du plan de mise en œuvre du projet, à moins qu’une autre direction n’ait été fournie par l’équipe de gestion de projet à AMC.
Flexibilité pour réaffecter les montants entre les lignes budgétaires afin de répondre aux activités et aux priorités changeantesCette mesure peut être acceptée pour toutes les lignes budgétaires, indépendamment des articles contenus dans l’accord de contribution à cet effet. Cependant, elle est assujettie à l’approbation écrite préalable de l’équipe de gestion de projet d’AMC. Aucune modification de l’accord de contribution ne sera nécessaire si l’approbation de l’équipe de gestion de projet d’AMC est dûment documentée.
Incapacité de l’organisation bénéficiaire à poursuivre ses engagements de partage des coûts (par exemple, le travail des volontaires ou une contribution en espèces)

L’organisation bénéficiaire doit explorer les options avec l’équipe de gestion du projet d’AMC, en fonction de la nature des contributions de partage des coûts et en se basant sur les difficultés démontrées à remplir ses obligations de partage des coûts tels que :

  • Considérer un autre type de contribution admissible de valeur équivalente, comme des contributions en espèces ou en nature (par exemple, le bénévolat), selon la situation.
  • Reporter la contribution en espèces ou repousser les activités de bénévolat dans les années futures du projet.

Si le projet est dans sa dernière année, l’équipe de gestion du projet chez AMC peut renoncer à l’obligation de partage des coûts, tant que le projet n’est pas prolongé, que le montant exonéré est proportionnel à la part des coûts de cette année seulement, et qu’il peut être démontré que les résultats attendus du projet ont été atteints. Aucune modification de l’accord de contribution ne sera nécessaire si l’approbation est dûment documentée.

Réduction ou libération des retenues

AMC a mis en œuvre une approche temporaire des retenues pour les projets se terminant au cours des exercices 2020-2021 et 2021-2022 afin de permettre aux équipes de gestion de projet d’AMC de réduire ou de supprimer les exigences en matière de retenues pour chaque projet.

Guide pour les contrats de services professionnels

AMC suivra les lignes directrices et les conseils fournis par Services publics et Approvisionnement Canada. AMC appliquera une approche du gouvernement du Canada pour gérer les contrats en cohérence avec les autres ministères et organismes ainsi qu’avec les équipes internes de contrats d’AMC.

NouveauApplication d’un taux fixe de 12 % comme compensation des frais généraux sur la valeur estimative quotidienne (jusqu’à 200 $ CA par jour ouvrable) accordée à l’organisation bénéficiaire pour les :

  • volontaires nationaux;
  • volontaires Sud-Sud;
  • volontaires canadiens travaillant à distance.

L’application d’un taux fixe pour les frais généraux sur la valeur estimative quotidienne des volontaires canadiens en situation de déplacement est étendue, sur une base exceptionnelle, à la valeur estimative quotidienne des volontaires nationaux et Sud-Sud, ainsi que des volontaires canadiens travaillant à distance pour des raisons liées à la COVID-19.

Nouveau Une allocation pouvant atteindre 35 $ CA par jour ouvrable pour les volontaires canadiens travaillant à distance, jusqu’à un maximum de 700 $ CA par mois.

Les volontaires canadiens travaillant à distance à cause des restrictions de voyage reliées à la COVID-19 sont admissibles à une allocation pouvant atteindre 35 $ CA par jour ouvrable, jusqu’à un maximum de 700 $ CA par mois, lorsqu’ils travaillent à distance sur les activités du projet.

Nouveau Remboursement des frais de déplacement admissibles conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte (CNM) pour les volontaires nationaux en situation de déplacement.

Les volontaires nationaux en situation de déplacement sont admissibles au remboursement des frais de déplacement conformément à la Directive sur les voyages du CNM, jusqu’à concurrence des montants maximums déterminés par la politique de voyage interne de l’organisation. Lorsque l’organisation n’a pas de politique de voyage interne, les montants affichés dans la Directive sur les voyages du CNM peuvent être utilisés comme montants maximums admissibles au remboursement.

Nouveau Une couverture de coûts de transport vers et depuis le site des activités de volontariat et les repas quotidiens pendant les heures de volontariat pour les volontaires nationaux qui ne sont pas en situation de déplacement.

Les volontaires nationaux qui ne sont pas en situation de déplacement sont admissibles à la couverture des coûts de transport vers et depuis le site des activités de volontariat, ainsi que des coûts d’un repas par volontaire pendant les heures de volontariat. Ces coûts doivent être en cohérence avec le montant réel requis pour couvrir ces coûts, sur une base individuelle ou collective, et en conformité avec les politiques internes de l’organisation.