Questions et réponses - Guide sur l’admissibilité des dépenses possibles pour la COVID-19

Dernière mise à jour : 14 octobre 2020

  • Question 1 : Le Guide sur l’admissibilité des dépenses possibles pour la COVID-19 s’applique-t-il à toutes les organisations qui mettent en œuvre des projets financés par Affaires mondiales Canada (AMC)?

    Le Guide sur l’admissibilité des dépenses possibles pour la COVID-19 ne s’applique pas à tous les programmes d’AMC; il s’applique seulement aux organisations bénéficiaires qui gèrent des projets opérationnels financés par un accord de contribution dans le cadre du Programme d’aide au développement international. Si une organisation applique ses politiques internes ou choisit de bénéficier d’un autre programme d’aide lié à la COVID-19, les coûts énumérés dans le guide pourraient ne pas être admissibles à un remboursement. Pour les autres programmes de paiement de transfert d’AMC, les organisations bénéficiaires doivent communiquer avec leur équipe de gestion de projet d’AMC respective.

  • Question 2 : Le guide s’applique-t-il aux subventions?

    Le guide s’applique seulement dans le contexte des accords de contribution dans le cadre du Programme d’aide au développement international. Puisque que les subventions sont des paiements de transfert sans condition, les organisations financées par des subventions devraient utiliser leurs propres politiques internes.

  • Question 3 : Le guide s’applique-t-il aux contrats?

    Le guide s’applique seulement aux accords de contribution dans le cadre du Programme d’aide au développement international. Les contracteurs devraient se référer aux politiques sur les marchés de Services publics et Approvisionnement Canada et d’AMC. De plus amples renseignements sont disponibles sur les sites Web de Personnes-ressources pour l’application de gestion des appels d’offres et Achats et ventes.

  • Question 4 : Le guide s’applique-t-il exclusivement aux personnes ou aux organisations canadiennes?

    Le guide s’applique à toutes les organisations bénéficiaires qui ont signé des accords de contribution avec AMC dans le cadre du Programme d’aide au développement international, et qu’à leurs employés (et les personnes à charge), les volontaires, les stagiaires et les étudiants. Cela comprend les personnes et les organisations canadiennes et non canadiennes.

  • Question 5 : Le guide s’applique-t-il aux sous-traitants ou aux consultants de l’organisation bénéficiaire?

    Pour mettre en œuvre leurs projets, les organisations bénéficiaires peuvent avoir signé des sous-contrats avec des sous-traitants (y compris des consultants). Les modalités de ces instruments sont celles des organisations bénéficiaires (y compris leurs politiques et règles internes). Par conséquent, d’un point de vue juridique, toutes dépenses extraordinaires mentionnées dans le guide et encourues par les sous-traitants ou les consultants de l’organisation bénéficiaire ne seraient pas admissibles au remboursement par le financement d’AMC. Cependant, étant donné le contexte de la crise de la COVID-19, le programme peut déterminer l’admissibilité au cas par cas. Les organisations bénéficiaires doivent contacter leur équipe de gestion de projet d’AMC respective et tenir compte de chaque sous-traitant ou consultant ayant un lien avec le projet.

  • Question 6 : Le guide s’applique-t-il aux partenaires locaux des organisations bénéficiaires?

    Pour mettre en œuvre leurs projets, les organisations bénéficiaires peuvent avoir signé des accords auxiliaires avec des partenaires locaux. Dans ce cas, les dispositions du guide (comme les salaires des employés locaux des partenaires et les frais de bureau locaux) sont applicables. Les organisations bénéficiaires doivent discuter des coûts de projet prévus avec leur équipe de gestion de projet d’AMC respective, tout en tenant compte que plusieurs donateurs pourraient financer le ou les partenaires locaux.

  • Question 7 : Pourquoi le guide fait-il référence au Guide de l’assistance technique et comment est-ce que ça s’applique dans le contexte de la COVID-19?

    Le Guide de l’assistance technique sert déjà de référence pour les montants maximaux admissibles dans diverses catégories d’avantages offerts par les organisations bénéficiaires aux individus assignés à un projet financé par AMC.

    Dans le contexte de la crise de la COVID-19 en particulier, certaines dispositions ont été étendues à titre exceptionnel pour couvrir les coûts de rapatriement et, s’il y a lieu, la réinstallation subséquente des volontaires, des stagiaires et des étudiants. Cette approche a été jugée la plus pratique étant donné que la vaste majorité des organisations bénéficiaires connaissent déjà bien le Guide de l’assistance technique, qui permet d’établir les limites pour les indemnités admissibles, tout en considérant le coût de la vie dans les pays où le Canada entreprend le développement international. Il est important de noter qu’en aucun cas les indemnités décrites dans le chapitre 4 : Voyage – Réinstallation et le chapitre 11 : Évacuation d’urgence non médicale soient applicables conjointement.

  • Question 8 : Les coûts de quarantaine et d’auto-isolement sont-ils admissibles? Si oui, quel type de dépense est inclus et à qui sont-ils applicables?

    Des coûts raisonnables liés à la quarantaine ou à l’auto-isolement obligatoire sont admissibles pour les employés du projet et les personnes à charge (tels que les employés de l’administration centrale et les employés affectés à long terme, ainsi que les employés locaux), les volontaires, et les stagiaires qui ne peuvent pas faire la quarantaine dans leur ville de résidence. Les moyens de compensation pour ces coûts sont expliqués dans le chapitre 11 du Guide de l’assistance technique (par exemple, l’hébergement, les indemnités de repas et les faux frais). Si les individus rapatriés peuvent terminer leur quarantaine ou leur auto-isolement chez eux, ces coûts ne seront pas admissibles.

  • Question 9 : Le guide exige-t-il une date butoir pour l’admissibilité des dépenses encourues liées au rapatriement des employés et leurs personnes à charge, des volontaires, des stagiaires et des étudiants?

    Le guide n’exige pas une date butoir pour l’admissibilité des coûts liés au rapatriement des individus. Toutefois, dans leurs prises de décision, les organisations bénéficiaires doivent tenir compte de leur responsabilité de devoir de diligence, des mesures du gouvernement du Canada et des gouvernements locaux (par exemple, la fermeture des frontières), et des annonces publiques dans leurs prises de décision.

  • Question 10 : Est-ce que les trousses de sécurité et l’équipement de protection individuelle sont des coûts admissibles?

    Les coûts raisonnables liés aux trousses de sécurité de base utilisées aux fins de rapatriement sont admissibles et seront remboursés avec les reçus justificatifs. Dans de telles circonstances, il s’agirait de masques et de gants.

    L’équipement de protection individuelle fourni aux fins de l’exécution du projet (par exemple, au personnel du projet travaillant dans un rôle avec le public, aux bénévoles, aux bénéficiaires, aux participants directement impliqués dans les activités du projet et des formations, etc.) peut être considéré comme une dépense admissible du projet. Par contre, l’organisation bénéficiaire doit obtenir au préalable l’approbation écrite de l’équipe de gestion de projet à AMC, et les documents justificatifs doivent être conservés dans le dossier du projet.

  • NOUVEAU Question 11 : Que signifie « coûts supplémentaires »?

    Un coût supplémentaire est tout nouveau coût, ou toute augmentation d’un coût existant, découlant des circonstances actuelles dues à la pandémie de COVID-19. Par exemple, si une organisation a un abonnement existant à un service de téléconférence, cette dépense serait considérée comme un coût indirect (frais généraux) et ne serait pas une dépense admissible de projet. Cependant, si l’organisation doit mettre à niveau son abonnement pour permettre à un plus grand nombre d’employés de participer au service de téléconférence, le coût pour mettre cet abonnement à niveau serait considéré comme un coût additionnel et pourrait être une dépense admissible de projet. Pour que les coûts additionnels soient considérés comme des dépenses admissibles de projet, l’organisation bénéficiaire doit obtenir au préalable l’approbation écrite de l’équipe de gestion de projet à AMC et fournir les documents nécessaires (pièces justificatives), qui doivent être conservés dans le dossier du projet.

  • Question 12 : Si les volontaires peuvent continuer leur travail sur le projet après avoir été rapatriés, est-ce que la valeur estimative de ces volontaires, déjà établie pour le partage des coûts de l’organisation, peut continuer d’être reconnue comme une contribution en nature de leur part?

    Si les volontaires sont en mesure de continuer à travailler sur les activités du projet après avoir été rapatriés, les organisations sont encouragées à soumettre une demande à AMC pour changer le statut de ces volontaires à « volontaire en ligne ». Ces demandes seront traitées individuellement, en fonction de la manière dont ces ententes contribuent à l’atteinte des résultats du projet et pour s’assurer que la contribution en nature de l’organisation est toujours valide.

    Dans les cas où la contribution en nature au partage des coûts de l’organisation bénéficiaire est limitée à cause de la COVID-19, l’équipe de gestion de projet d’AMC a la souplesse de réviser les obligations de la contribution en nature au partage des coûts. Bien que ces décisions ne déclenchent pas une modification de l’accord de contribution, la justification à l’appui doit être bien documentée avec des échanges de courriel, par toutes les parties.

  • Question 13 : Si les volontaires peuvent continuer leur travail sur le projet après avoir être rapatriés, l’organisation bénéficiaire continuera-t-elle à recevoir la compensation de 12 % pour les frais généraux sur la valeur estimative de 200 $ par jour par volontaire?

    Si les volontaires rapatriés sont en mesure de travailler à distance, l’organisation ne peut pas réclamer le temps travaillé au Canada et recevoir la compensation des frais généraux puisque ces coûts ne sont pas encourus dans le pays du projet

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  • Question 14 : Quelle est la date limite pour que les organisations bénéficiaires communiquent leur réévaluation de la faisabilité du projet à leur équipe de gestion de projet d’AMC respective?

    Bien qu’il n’y a aucune date limite pour le faire, les discussions pour décider du meilleur plan d’action doivent avoir lieu aussitôt que possible. Pour enlever les pressions financières sur les organisations bénéficiaires, AMC a prévu une mesure pour que le paiement d’un maximum de 30 jours de travail par poste déjà assigné au projet puisse être remboursé si le travail lié directement aux activités du projet ne peut être effectué.

    Cette mesure de 30 jours de salaire commence le jour qui suit la suspension des activités du projet en raison des restrictions liées à la crise de la COVID-19 et elle est applicable aux employés de l’organisation bénéficiaire (les employés de l’administration centrale et les employés en affectation à long terme, ainsi que les employés locaux) qui travaillent sur des projets financés par AMC. Les salaires des employés touchés doivent être payés en accord avec le niveau d’effort prédéterminé (par exemple, à temps plein ou à temps partiel). Les organisations bénéficiaires doivent utiliser la période de 30 jours pour déterminer si les activités du projet peuvent être maintenues.

    Ces mesures ne doivent pas être appliquées au-delà de la durée de la crise de la COVID-19 ou au-delà du jour où une décision finale est prise sur les rôles des postes respectifs dans le projet redéfini, selon la première éventualité, et jusqu’à un maximum de 30 jours. Si l’employé de l’organisation bénéficiaire ne peut pas contribuer aux activités du projet à distance au-delà du 30e jour, son salaire ne peut pas être réclamé par l’organisation bénéficiaire comme une dépense admissible à un remboursement par AMC. Dans ce cas, l’employé est invité à se prévaloir des autres mesures compensatoires annoncées par le gouvernement du Canada.

    Si les employés de l’organisation bénéficiaire peuvent continuer leur travail sur les activités du projet à distance après leur rapatriement, la mesure de 30 jours ne s’appliquera pas, et ils continueront à recevoir leur salaire comme d’habitude. Dans ce cas, le salaire payé à la personne doit rester représentatif de son niveau d’effort à l’égard du projet.

  • Question 15 : Qu’est-ce qui arrive si les activités du projet ne peuvent pas recommencer après ces 30 jours et le partenaire canadien doit licencier ses employés dans un pays ayant une obligation légale à avoir une certaine période de temps entre l’émission du licenciement et la fin de l’emploi?

    Les coûts raisonnables encourus pour couvrir la période de temps légalement obligatoire pour licencier les employés locaux sont admissibles. Ceci étant dit, il ne faut pas les confondre avec les obligations de l’indemnité de fin d’emploi qui peuvent être attribuées à AMC selon le poste de l’individu assigné aux projets financés par AMC. L’indemnité de fin d’emploi est une responsabilité existante de l’organisation ; on s’attend à ce que l’organisation ait déjà un système en place pour de telles allocations. Par conséquent, il ne s’agit pas d’une mesure supplémentaire.

  • Question 16 : La marge de souplesse offerte par le guide est-elle applicable seulement aux coûts liés à la crise de la COVID-19?

    La souplesse supplémentaire offerte par le guide est applicable seulement aux coûts et aux modifications d’accords de contribution liés à la crise de la COVID-19. Le guide ne peut pas être utilisé si aucun lien de cause à effet entre la crise de la COVID-19 et les activités du projet ne peut être établi.

    Il est de la responsabilité de l’équipe de gestion de projet d’AMC de s’assurer que toute marge de souplesse accordée aux organisations bénéficiaires selon le guide soit bien documentée.

  • Question 17 : Quelle marge de souplesse peut être offerte sans avoir devoir apporter une modification à l’accord de contribution?

    Les organisations bénéficiaires doivent contacter l’équipe de gestion de projet d’AMC responsable du projet en question. Pour la crise de la COVID-19 seulement, les modifications suivantes, si approuvées, peuvent être documentées avec un échange de courriels entre l’équipe de gestion de projet d’AMC identifiée dans l’accord de contribution et l’organisation bénéficiaire :

    • une prolongation de la durée du projet sans aucun incidence sur le budget total approuvé du projet
    • des changements aux activités qui n’entraînent aucune modification aux résultats intermédiaires et ultimes
    • une réallocation des fonds entre les lignes et catégories budgétaires, y compris les augmentations dans la catégorie de la rémunération, qui n’entraînent aucune augmentation dans la valeur de l’accord
    • une révision des obligations de la contribution en nature au partage des coûts

    Les deux parties doivent documenter leurs analyses et décisions prises pour des fins de vérification, car ces changements sont des modifications aux accords de contribution signés.

    Les changements suivants nécessitent une modification écrite à l’accord de contribution :

    • des changement aux résultats intermédiaires ou ultimes
    • des changements à la valeur globale de l’accord de contribution du projet
    • tout autre changement nécessitant une modification qui ne fait pas l’objet des exception ci-dessus
  • Question 18 : Une organisation bénéficiaire qui a présentement un accord de contribution avec AMC peut-elle modifier certaines activités de son projet pour résoudre des enjeux immédiats liés à la COVID-19 dans le pays du projet?

    Si les organisations bénéficiaires qui travaillent présentement sur des projets financés par AMC veulent acheminer des efforts du projet pour répondre à la crise de COVID-19 dans le pays du projet, elles peuvent le faire tant que les résultats intermédiaires ou ultimes du projet ou la valeur de l’accord de contribution ne changent pas. Ceci est assujetti à l’approbation de l’équipe de gestion de projet d’AMC et à la soumission de documentation appropriée pour de tels changements à l’accord de contribution (par exemple, la soumission du budget révisé avec la réallocation de fonds proposée; la soumission des changements aux activités proposées, à l’approvisionnement et aux cibles géographiques). Tous changements aux résultats intermédiaires ou ultimes doivent être entérinés par une modification écrite qui reflète les changements approuvés, émise par AMC et signée par les deux parties.

  • Question 19 : Quel est le niveau minimum d’activité requis pour justifier le paiement continu des salaires?

    Les salaires (au-delà de la mesure « qui prévoit jusqu’à 30 jours de travail » expliquée à la question 13) ne devront pas être réclamés par les organisations bénéficiaires (pour les employés de l’administration centrale, les employés affectés à long terme ou les employés locaux) sauf si ces employés occupant ces postes sont en mesure de continuer leurs tâches sur place ou à distance.

    Si seulement une partie du travail peut être poursuivie, les activités du projet doivent être documentées et les salaires respectifs doivent être réclamés conformément au niveau d’effort de chaque poste. Dans ce cas, les feuilles de temps ne sont pas obligatoires pour justifier la révision du temps alloué aux projets d’AMC. Les échanges de courriels avec l’équipe de gestion de projet d’AMC sont préférés; si cela n’est pas possible, une documentation appropriée de la justification doit être gardée par l’organisation bénéficiaire et doit être fournie à AMC lorsque demandée.

    Des responsables d’AMC coordonnent présentement avec les organismes centraux sur des mesures supplémentaires qui seront prises par le gouvernement du Canada pour minimiser les répercussions financières de la crise de la COVID-19 au-delà du financement des projets d’aide au développement international. On encourage les organisations bénéficiaires et leurs employés à consulter régulièrement présentes questions et réponses pour se tenir au courant des informations mises à jour.

  • Révisé Question 20 : Les organisations bénéficiaires peuvent-elles être remboursées conformément au guide ainsi qu’aux autres mesures par le gouvernement, le cas échéant?

    Les organisations bénéficiaires doivent être transparentes quant à la manière dont elles atténuent les répercussions financières de la crise de COVID-19 sur la mise en œuvre des projets financés par AMC. Dans les cas où certains coûts peuvent être admissibles au soutien financier de plusieurs mesures et sources (par exemple, le salaire des employés de l’administration centrale, des employés en affectation à long terme et des employés locaux), les organisations doivent s’assurer que ces coûts admissibles ne sont remboursés que par une seule source de fonds gouvernementaux (fédéral, provincial ou municipal) ou par d’autres fonds de donateurs. Les organisations bénéficiaires sont également responsables de signaler à AMC tous les fonds qu’elles reçoivent de diverses mesures d’urgence et des programmes gouvernementaux liés à la COVID-19. AMC se réserve le droit de vérifier les montants reçus et les coûts réclamés liés à ces mesures et à ces programmes.

  • Nouveau Question 21 : Comment est-ce que l’équipe de gestion de projet d’AMC et l’organisation bénéficiaire établiront ou réviseront les besoins financiers continus pour la mise en œuvre du projet?

    Étant donné la nature des paiements de transfert, la Directive sur les paiements de transfert du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada s’assure que, lorsque les avances de fonds d’une contribution sont essentielles à la réalisation des objectifs, elles sont expressément définies dans l’accord de financement et tiennent compte des besoins du bénéficiaire en matière de trésorerie.

    Bien qu’AMC a l’intention d’offrir une marge de souplesse, ces exigences doivent continuer à être respectées. Les discussions entre l’équipe de gestion de projet d’AMC et l’organisation bénéficiaire, à la lumière des renseignements disponibles, sont le meilleur moyen d’assurer la conformité.

    La Directive sur les paiements de transfert exige également que le bénéficiaire produise rapidement un rapport financier pour veiller à ce que les avances de fonds soient dépensées à des fins autorisées et à ce que les soldes non dépensés dont dispose le bénéficiaire soient raisonnables, compte tenu des besoins du bénéficiaire en matière de trésorerie.

    Par conséquent, compte tenu des circonstances exceptionnelles, AMC a ajusté ses attentes en ce qui a trait à ce que « la bénéficiaire produise rapidement un rapport financier ». Plus précisément, bien que le même cycle de rapports financiers documenté dans l’accord de contribution reste en vigueur (les avances mensuelles, trimestrielles, semestrielles ou annuelles), une troisième avance peut être émise de façon exceptionnelle même si les 2 périodes d’avance précédentes restent non justifiées et non comptabilisées étant donné le contexte de la crise de la COVID-19.

  • Question 22 : Comment est-ce que l’équipe de gestion de projet d’AMC et l’organisation bénéficiaire établiront ou réviseront les besoins financiers continus pour la mise en œuvre du projet?

    Bien qu’AMC a l’intention d’offrir une marge de souplesse, ces exigences doivent continuer à être respectées. Les discussions entre l’équipe de gestion de projet d’AMC et l’organisation bénéficiaire, à la lumière des renseignements disponibles, sont le meilleur moyen d’assurer la conformité.

    La Directive sur les paiements de transfert exige également que le bénéficiaire produise rapidement un rapport financier pour veiller à ce que les avances de fonds soient dépensées à des fins autorisées et à ce que les soldes non dépensés dont dispose le bénéficiaire soient raisonnables, compte tenu des besoins du bénéficiaire en matière de trésorerie.

    Par conséquent, compte tenu des circonstances exceptionnelles, AMC a ajusté ses attentes en ce qui a trait à ce que « la bénéficiaire produise rapidement un rapport financier ». Plus précisément, bien que le même cycle de rapports financiers documenté dans l’accord de contribution reste en vigueur (les avances mensuelles, trimestrielles, semestrielles ou annuelles), une troisième avance peut être émise de façon exceptionnelle même si les 2 périodes d’avance précédentes restent non justifiées et non comptabilisées étant donné le contexte de la crise de la COVID-19.

  • NOUVEAU Question 23 : Que se passe-t-il si une organisation se voit accorder une prolongation de la date limite de soumission pour son plan de mise en œuvre de projet, mais ne peut pas livrer son plan avant la nouvelle date limite?

    Pour qu’une organisation reçoive une prolongation de la date limite de soumission du plan de mise en œuvre de projet (c’est-à-dire 120 jours additionnels selon les directives), elle doit fournir à l’équipe de gestion de projet à AMC un plan concret de la façon dont elle pourra compléter le projet à distance au moyen de réunions virtuelles dans le délai supplémentaire imparti. Si l’organisation ne peut ni démontrer de manière adéquate comment le plan sera achevé ni soumettre le plan dans la période prolongée, l’équipe de gestion de projet à AMC peut décider de suspendre le projet.  

  • NOUVEAU Question 24 : Une organisation bénéficiaire peut-elle soumettre un plan de mise en œuvre de projet partiel?

    Les organisations peuvent choisir de soumettre un plan de mise en œuvre de projet partiel pour la première année d’un projet où l’achèvement du plan complet au moyen de réunions virtuelles n’est pas possible. Par contre, l’organisation devra avoir au préalable l’approbation écrite de l’équipe de gestion de projet à AMC.

    Un plan de mise en œuvre de projet partiel pourrait être soumis pour décrire les activités du projet qui auront lieu pendant que les restrictions de voyage sont toujours en place.

  • Question 25 : Est-ce que l’approche temporaire COVID-19 en matière de retenues s’applique à tous les programmes d’Affaires mondiales Canada (AMC)? 

    L’approche temporaire s’applique au Programme d’aide au développement international. La mise en place de cette approche temporaire en matière de retenues pourrait également être envisagée pour les autres programmes de paiements de transfert, sous réserve des processus opérationnels et des modalités relatives à ces programmes.

  • Question 26 : Est-ce que cette approche temporaire COVID-19 en matière de retenues s’applique automatiquement à tous les projets admissibles?

    Les assouplissements financiers de cette approche temporaire ne seront pas automatiquement appliqués aux projets admissibles. Les organisations bénéficiaires ayant des projets admissibles doivent soumettre une demande à leur équipe de gestion de projet d’AMC, en prenant soin de fournir les informations exigées en vertu de l’approche temporaire.

  • Question 27 : Si la pandémie de COVID-19 se termine avant la fin d’un projet (soit en 2020-2021 ou en 2021-2022), est-ce que les décisions prises aux termes de l’approche temporaire COVID-19 en matière de retenues resteront en vigueur, ou est-ce que les exigences originales en matière de retenues seront appliquées (c’est-à-dire 5 % de la contribution totale d’AMC, sans montant maximum)?  

    Les décisions prises dans le cadre de l’approche temporaire COVID-19 en matière de retenues s’appliqueront pour le restant du cycle de vie du projet, peu importe le stade d’évolution de la pandémie de COVID-19. 

  • Question 28 : Lorsqu’une décision est prise en matière de retenues dans le cadre de l’approche temporaire COVID-19, cette décision peut-elle être modifiée (par exemple, une approche graduelle en matière de retenues est appliquée à un projet se terminant en 2020-2021, mais les gestionnaires du programme souhaitent revoir ultérieurement leur décision à cet égard afin de verser 100 % des retenues)?

    Le programme doit permettre d’évaluer tous les facteurs présentés dans l’application de l’approche temporaire COVID-19 en matière de retenues, y compris les risques imprévus, afin qu’une décision soit prise en fonction de cette évaluation. En raison de l’évolution constante de la pandémie de COVID-19, il est possible que ces facteurs puissent changer une fois qu’une décision en matière de retenues a été prise. En conséquence, le programme peut permettre de réévaluer l’état d’un projet et de réviser une décision en matière de retenues tout en respectant les exigences de l’approche temporaire COVID-19 en matière de retenues.  

  • Question 29 : Si les retenues d’un projet donné se concluant en 2020-2021 peuvent être versées en vertu de l’approche temporaire COVID-19 en matière de retenues, mais que l’échéance de ce projet est par la suite repoussée, sans coût supplémentaire, à 2021-2022, le projet restera-t-il admissible au versement total des retenues, conformément à la décision prise en vertu de l’approche temporaire?

    Chaque projet est évalué au cas par cas. Tous les facteurs qui peuvent changer durant le cycle de vie du projet, y compris les risques imprévus, doivent être pris en considération dans le cadre du programme. Ainsi, en cas de situation exceptionnelle pouvant avoir une incidence sur la décision concernant l’approche temporaire en matière de retenues, les organisations bénéficiaires doivent communiquer avec leur équipe de gestion de projet d’AMC afin d’obtenir des orientations à cet égard.

  • NOUVEAU Question 30 : Si une organisation n’est pas en mesure de respecter son obligation de partage des coûts en espèces en raison d’une baisse des recettes liées aux activités de levée de fonds résultant directement de la pandémie de COVID-19, est-ce que le montant du partage des coûts en espèces peut être réduit ou supprimé?

    AMC reconnaît l’incidence que la COVID-19 pourrait avoir sur les activités de levée de fonds au cours de l’année 2020. Étant donné que la levée de fonds est une activité continue et qu’elle ne devrait pas avoir une incidence négative sur la capacité à remplir les obligations de partage des coûts pour le projet dans les années à venir, l’organisation bénéficiaire doit explorer les options avec son équipe de gestion de projet chez AMC. Les options peuvent inclure :

    • reporter la contribution en espèces du projet et réorienter les activités correspondantes, si possible;
    • envisager un autre type de contribution, comme une contribution en nature.

    En dernier recours, l’organisation peut alerter l’équipe de gestion du projet chez AMC du retard concernant le calendrier prévu pour les contributions en espèces et mentionner que la collecte de fonds prévue ne peut pas être réalisée. L’organisation peut alors soumettre une demande formelle à l’équipe de gestion de projet chez AMC pour une réduction ou reporter son obligation de partage des coûts en espèces. La demande doit comprendre une explication des capacités de collecte de fonds de l’organisation et des plans de collecte de fonds dans le contexte de la pandémie.

    AMC évaluera ces demandes au cas par cas et envisagera une renonciation partielle à l’obligation de partage des coûts pour les projets opérationnels qui en sont à leur dernière année seulement. Pour les projets dont il reste plusieurs années dans leur cycle de vie, AMC peut envisager de reporter la contribution en espèces de l’année en cours à une année ultérieure. Toute réduction ou tout report de la contribution en espèces liés au partage des coûts sera proportionnellement basé sur la valeur totale du partage des coûts sur toute la durée de vie du projet (par exemple, une réduction ou un report d’une année de contribution en espèces dans un projet de 5 ans équivaudra à 1/5 de la contribution totale en espèces au titre du partage des coûts).
    Si une organisation bénéficiaire opte pour un transfert en espèces et en nature (ou vice versa), cette transaction ne doit pas créer d’obligation financière supplémentaire pour AMC et elle ne doit pas avoir d’incidence négative sur les résultats attendus du projet. Si la contribution en espèces est reportée à des années ultérieures, cette partie reportée ne peut pas être réduite. Une fois qu’un report ou une réduction du partage des coûts en espèces a été approuvé, l’organisation bénéficiaire et l’équipe de gestion de projet chez AMC doivent maintenir respectivement un suivi propre et une documentation appropriés à des fins de vérification.

  • NOUVEAU Question 31 : Si une organisation bénéficiaire a reporté ses obligations de partage des coûts en espèces au cours des années précédentes et demande une réduction du partage des coûts au cours de la dernière année du projet, est-ce que le montant total restant du partage des coûts en espèces peut être renoncé?

    Si la contribution au partage des coûts en espèces a été reportée au cours des années précédentes (pendant une ou plusieurs années), AMC ne peut pas renoncer à cette obligation de partage des coûts accumulés. Le montant du partage des coûts en espèces qui est renoncé doit être proportionnel à la durée de vie du projet et non un partage des coûts accumulés au fil des années. Par exemple, si le partage des coûts en espèces a été reporté pour les années 3 et 4 d’un projet de 5 ans, alors les 3/5 de l’obligation de partage des coûts en espèces seraient en suspens au cours de l’année 5 (la dernière année) du projet. Si l’organisation bénéficiaire demande une réduction de la contribution aux coûts en espèces au cours de la dernière année, un maximum de 1/5 de la valeur totale du partage des coûts en espèces du projet pourrait être renoncé. L’organisation sera responsable de fournir les 2/5 restants de sa contribution du partage des coûts en espèces qui avait été reportée des années précédentes.

  • NOUVEAU Question 32 : Si une organisation bénéficiaire décide de remplacer son obligation de partage des coûts en espèces par une contribution en nature (par exemple, les services de bénévoles), est-ce que les frais généraux de 12 % s’appliqueront sur la valeur quotidienne estimée de ces bénévoles?

    Étant donné que le transfert entre les contributions en espèces et en nature est une mesure exceptionnelle liée à la COVID-19, toute modification des obligations de partage des coûts (y compris la renonciation de l’obligation du partage des coûts dans la dernière année) ne doit pas entraîner une augmentation de la contribution d’AMC.

  • NOUVEAU Question 33 : La contribution en nature d’une organisation bénéficiaire pourrait-elle être élargie pour inclure d’autres types de contribution en nature?

    L’équipe de gestion de projet chez AMC peut envisager d’autres contributions en nature à condition qu’elles soient conformes aux dépenses directes admissibles du projet et aux exigences d’admissibilité des contributions en nature, conformément à la Politique sur le partage des coûts pour les accords de subvention et de contribution non remboursable.