Nomination d’un consul honoraire au Canada

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À propos du processus

Conformément au chapitre III de la Convention de Vienne sur les relations consulaires (CVRC), les États d’envoi sont tenus de demander officiellement l’approbation du Canada avant de nommer ou de nommer de nouveau un consul honoraire selon la procédure décrite ci-dessous. Les consuls honoraires ne sont pas autodésignés et ne sont pas reconduits dans leurs fonctions sans le consentement de l’État hôte. Seuls les citoyens canadiens et les résidents permanents du Canada peuvent exercer les fonctions de consul honoraire au Canada.

Dans les présentes lignes directrices, le terme « consul honoraire » comprend les consuls généraux honoraires, les consuls honoraires, les vice-consuls honoraires et les agents consulaires honoraires. Le terme « mission » désigne les ambassades et les hauts-commissariats.

Si la demande est complète, nous envoyons un courriel de confirmation. Lorsqu’il manque des informations ou des documents dans une demande, ou lorsque les documents justificatifs n’ont pas été soumis dans le format approprié, nous renvoyons la demande à la mission, accompagnée d’un avis de non-conformité.

Comment soumettre une demande

Avant de soumettre une demande de nomination initiale ou de renouvellement d’un consul honoraire, les missions doivent rassembler toutes les informations, documents et déclarations requis, comme indiqué dans cette section.

Pour nommer ou proroger un candidat au poste de consul honoraire, la mission doit envoyer une demande de service par courriel à l’Unité d’accréditation et y joindre :

  1. le nom légal du candidat (tel qu’il figure dans le passeport canadien ou sur la carte de résident permanent) et sa date de naissance ;
  2. une preuve de citoyenneté canadienne ou de statut de résident permanent (copie du passeport canadien ou de la carte de résident permanent ; format PDF) ;
  3. le curriculum vitae complet (format PDF) ;
  4. une photographie de format passeport (format JPG) ;
  5. le titre ou la désignation du poste, ainsi que la circonscription consulaire visée ;
  6. l’adresse municipale du lieu où seront conservées les archives consulaires, ainsi que les coordonnées (adresse électronique et numéro de téléphone) ;
  7. une vérification des antécédents judiciaires délivrée au nom légal du candidat par un service de police canadien dans les trois mois précédant la demande ;
  8. une déclaration signée par le candidat attestant les faits suivants :
    1. il ne fait l’objet d’aucune procédure au criminel ou au civil devant un tribunal ou une cour au Canada ou dans un pays tiers ;
    2. il ne fait l’objet d’aucune procédure disciplinaire devant son ordre professionnel ni d’aucun blâme en lien avec une inconduite professionnelle ;
    3. il n’occupe aucune charge d’élu ni aucun emploi au sein de la fonction publique (fédérale, provinciale/territoriale ou municipale) ou d’une société d’État et s’engage à ne pas occuper une telle charge ou un tel emploi pour la durée de son mandat de consul honoraire ;
  9. une déclaration signée par le chef de mission accrédité (ou du ministère des Affaires étrangères) confirmant que :
    1. le candidat proposé a fait l’objet de vérifications approfondies, fondées entre autres sur des sources ouvertes et les médias sociaux, et a été reconnu comme une personne de bonne réputation qui n’est ni controversée ni politiquement active, et dont les activités professionnelles n’entraveront pas l’exercice efficace de ses fonctions consulaires, à la lumière des Normes de conduite communiquées aux chefs de mission et disponibles sur demande ;
    2. le candidat proposé sera en mesure d’établir et de maintenir des relations positives et productives avec la diaspora et la communauté des expatriés ;
    3. le candidat proposé résidera et exercera ses activités professionnelles à temps plein dans la même ville où sont conservées les archives consulaires (« à temps plein » signifie au moins 184 jours par an) ;
    4. le candidat proposé conservera les archives consulaires à une seule adresse ; et que
    5. toute modification des coordonnées du consul honoraire, y compris l’adresse du lieu de conservation des archives consulaires, ainsi que tout changement dans les activités professionnelles/autres et le profil du consul honoraire (par exemple, reportages dans les médias) pouvant être incompatible avec les Normes de conduite, sera rapidement signalée au Bureau du Protocole (voir également la section 5 sur les privilèges et immunités).

La mission ne doit pas mettre les candidats en copie de ses demandes. L’envoi de demandes à d’autres bureaux d’Affaires mondiales Canada (par exemple, les divisions géographiques) entraînera des retards dans le traitement.

Autres éléments clés à prendre en compte avant de soumettre une candidature ou le renouvellement d’une nomination pour approbation

  • Le Canada refusera toute demande de nomination ou de reconduction d’un consul honoraire s’il constate que la demande du pays étranger est faite à des fins autres que celles précisées à l’article 5 de la CVRC ;
  • Le Canada n’accepte pas la nomination d’un consul honoraire dans la région de la capitale nationale (Ottawa-Gatineau) si l’État d’envoi a déjà une mission diplomatique établie ;
  • Le Canada n’accepte pas la nomination d’un consul honoraire à la tête d’un poste dans lequel est déjà affecté un fonctionnaire consulaire de carrière ; dans le cas d’un poste consulaire mixte (dirigé par un fonctionnaire de carrière et doté d’un consul honoraire), prière de contacter le Bureau du protocole avant de déposer une demande ;
  • Si deux ou plusieurs consuls honoraires sont nommés dans la même ville, ils doivent exercer leurs fonctions et conserver les archives consulaires à la même adresse que le chef de poste ;
  • Le consul honoraire doit conserver les archives consulaires en un seul lieu (sauf lorsqu’il voyage dans l’exercice de ses fonctions consulaires) ;
  • Le Bureau du protocole n’approuve généralement pas une nomination qui prévoit le chevauchement de circonscriptions consulaires de consuls honoraires de même rang dans des villes différentes ; un consul honoraire peut, dans des circonstances particulières, avec le consentement du Bureau du protocole, exercer des fonctions en dehors de la circonscription consulaire, conformément à l’article 6 de la CVRC.

Durant le processus d’examen d’Affaires mondiales Canada

Les candidats sont priés de ne pas contacter les fonctionnaires d’Affaires mondiales Canada pour s’enquérir de l’état d’avancement du processus d’examen. Le chef de mission du pays sera alerté chaque fois que le candidat communiquera avec le Bureau du protocole par téléphone ou par courriel au cours du processus d’examen. Les missions ayant soumis une demande complète peuvent contacter le Bureau du protocole pour une mise à jour de l’état du dossier après 3 mois.

Si une demande de nomination ou de renouvellement de nomination est refusée ou soulève des préoccupations, les fonctionnaires compétents d’Affaires mondiales Canada contacteront le chef de mission du pays concerné.

Si une demande est approuvée

Si une demande est approuvée, le Bureau du protocole délivre un exequatur, sous la forme d’un courrier électronique de reconnaissance définitive, et informe le bureau du protocole provincial/territorial concerné de la nomination.

Le Bureau du protocole délivre également une carte d’identité du gouvernement du Canada sur la base des documents et des informations fournis par le pays de désignation dans sa demande. Cette carte est normalement valable pour une période de quatre ans (ou plus courte, si le pays le demande), et sa date d’expiration coïncide avec la fin de la période de nomination.

En plus de ce qui précède, Affaires mondiales Canada inscrit le nom du nouvel agent consulaire honoraire sur sa page Web Représentants étrangers au Canada, ainsi que l’adresse des archives consulaires et les coordonnées du consul honoraire.

Normes de conduite pour les consuls honoraires étrangers

Les consuls honoraires au Canada doivent :

  • Servir avec intégrité : ils doivent agir en tout temps de manière à résister à l’examen public le plus minutieux. En respectant les normes éthiques les plus élevées, les consuls honoraires conservent la confiance des États de résidence et d’envoi, ainsi que celle de la communauté qu’ils servent au Canada.
  • Éviter les conflits d’intérêts : ils doivent éviter et prévenir les situations qui pourraient donner lieu à des conflits d’intérêts ou à l’apparence de conflits.
    Un conflit d’intérêts est une situation dans laquelle les consuls honoraires ont des intérêts personnels qui pourraient influer indûment sur l’exercice efficace de leurs fonctions consulaires ou autrement interférer avec celles-ci, ou dont ils pourraient se servir pour obtenir des gains personnels. Le conflit d’intérêts peut être réel, apparent ou potentiel.
  • Éviter les conflits de fonctions : les consuls honoraires ne peuvent pas être employés par le gouvernement fédéral, un gouvernement provincial ou territorial, une administration municipale ou une société d’État, ni être un représentant élu pendant la période de leur nomination.
    Les consuls honoraires doivent s’abstenir de toute activité politique ou de toute activité extérieure qui compromet ou pourrait être perçue comme compromettant leur capacité à exercer d’une manière objective et impartiale leurs fonctions de représentant de l’État d’envoi. Ils doivent s’assurer que les nominations concurrentes à l’extérieur qui font partie de leurs fonctions officielles, comme une nomination en tant que membre d’un conseil d’administration, sont gérées adéquatement et que tout conflit de responsabilités qui en résulte est résolu.
  • Surveiller leur comportement en ligne : les normes de conduite des consuls honoraires doit également être appliquée à l’égard de la publication sur les médias sociaux et d’autres activités publiques en ligne. Les consuls honoraires doivent être conscients que leurs déclarations en ligne sont soumises à un examen public minutieux et que, par exemple, leurs messages sur les médias sociaux, même s’ils sont de nature personnelle, peuvent être interprétés à travers le prisme de leur rôle officiel.
  • Utiliser leur carte d’identité du gouvernement du Canada de manière appropriée : les consuls honoraires doivent utiliser leur carte d’identité conformément aux modalités de la Convention régissant l’utilisation du document de reconnaissance définitive (exequatur) abrégé pour les fonctionnaires consulaires honoraires.
    Notamment, la carte d’identité est délivrée, non pas pour le bénéfice personnel du consul honoraire, mais pour assurer l’exercice efficace des fonctions consulaires confiées par l’État étranger. La carte d’identité ne doit pas être utilisée au profit d’une autre personne ou en son nom, ni pour l’exploitation d’une entreprise, ni en dehors de la circonscription consulaire.
    La carte d’identité ne peut être utilisée à des fins illicites, pas plus qu’elle ne confère l’immunité en cas d’arrestation ou de détention, ou même de privilèges fiscaux ou douaniers. La carte d’identité n’est pas un document de voyage et ne peut pas être utilisée aux points d’entrée au Canada.

Le courriel d’approbation du Bureau du Protocole, que les missions doivent transmettre au candidat, contient la déclaration suivante :

Norme de conduite pour les consuls honoraires étrangers

Une fois nommé, le Canada attend d'un consul honoraire étranger qu'il place les obligations des services consulaires au-dessus de ses intérêts personnels. On s'attend à ce qu'il se garde de toute activité personnelle ou professionnelle qui pourrait nuire à l'exercice efficace et impartial de ses responsabilités consulaires. L'octroi de privilèges et d'immunités fonctionnels aux consuls honoraires a pour but « non pas d'avantager des individus mais d'assurer l'accomplissement efficace de leurs fonctions par les postes consulaires au nom de leurs États respectifs », comme l'indique le préambule de la Convention de Vienne sur les relations consulaires.

Le Canada s'attend également à ce que les consuls honoraires fassent preuve des plus hautes normes de conduite dans l'exercice de leurs fonctions. Cela signifie qu'ils doivent constamment agir de manière responsable, avec intégrité et honnêteté, et se tenir responsables de leurs actes afin de conserver la confiance des États d'accueil et d'envoi, ainsi que la confiance des communautés qu'ils servent au Canada.

Un document décrivant les Normes de conduite attendues des consuls honoraires est joint au courriel d’approbation (exequatur), afin d’être partagé avec les candidats nommés.

Privilèges et immunités limités des consuls honoraires

Les consuls honoraires :

  • sont exonérés des impôts et des taxes sur la rémunération et les émoluments reçus de l’État accréditant dans le cadre de l’exercice des fonctions consulaires ;
  • ne bénéficient pas de privilèges en matière d’importation et de douane autres que ceux prévus à l’article 62 de la Convention de Vienne sur les relations consulaire ; ils sont exonérés de droits de douane et de taxes sur des biens importés restreints et précis destinés à l’usage officiel du poste consulaire, comme le mobilier et l’équipement de bureau, les drapeaux, les armoiries, les affiches, les livres, les sceaux et les imprimés officiels, entre autres fournitures semblables (la mission diplomatique est censée être l’importateur officiel) ;
  • ne bénéficient pas d’un remboursement de la TPS/TVH sur les dépenses personnelles et les dépenses officielles du poste lui-même ;
  • ne bénéficient pas d’une exonération des droits de douanes ou des droits d’accise sur l’achat d’alcool (même s’il est acheté pour des événements officiels) ou de tabac.

Les consuls honoraires peuvent bénéficier de facilités supplémentaires offertes par la province dans laquelle ils exercent leurs fonctions. Pour en savoir plus sur ces facilités, communiquez avec le bureau du protocole provincial concerné.

Outre les privilèges susmentionnés, les consuls honoraires jouissent de l’immunité de juridiction uniquement pour les actes accomplis dans l’exercice des fonctions consulaires officielles, et de l’immunité de témoignage sur les questions liées à l’exercice de ces fonctions consulaires. Les consuls honoraires ne bénéficient pas de l’immunité d’arrestation et de détention.

Les consuls honoraires, comme tous les représentants étrangers accrédités au Canada, sont également tenus de payer les amendes ou contraventions au code de la route ou aux règlements de stationnement. Le gouvernement du Canada est d’avis que dans la plupart des cas, l’utilisation d’un véhicule, notamment pour les déplacements effectués entre le lieu de résidence et le lieu de travail, ne constitue pas un « acte officiel » ou « consulaire ».

Si les consuls honoraires conservent leurs archives consulaires à leur résidence personnelle ou à leur bureau d’affaires, ils ne peuvent pas désigner cette résidence ou ce bureau d’affaires comme un « consulat » ou un « poste consulaire » en tant que tel, car seules les archives consulaires sont inviolables. En outre, l’inviolabilité des archives consulaires en possession d’un consul honoraire est subordonnée au fait qu’elles doivent être séparées des documents privés et professionnels de l’intéressé.

Changements apportés au lieu de travail et au profil d’un consul honoraire

Les missions doivent notifier rapidement les changements suivants à l’Unité d’accréditation.

  • Modification des coordonnées du consul honoraire, y compris l’adresse du lieu où se trouvent les archives consulaires ;
  • Changements apportés aux activités professionnelles ou autres et au profil de l’agent consulaire honoraire (par exemple, articles de presse) qui pourraient être incompatibles avec les Normes de conduite pour les consuls honoraires étrangers ; les missions doivent notamment signaler les cas où les consuls honoraires font l’objet d’une procédure disciplinaire devant leur ordre professionnel ou sont visés par une réprimande ou une inconduite professionnelle.

Consuls honoraires dont l’exequatur a expiré

Les consuls honoraires en fonction doivent être titulaires d’un exequatur en cours de validité. Afin de conserver l’inscription du consul honoraire sur la page Web Représentants étrangers au Canada, les missions diplomatiques doivent soumettre une demande de service complète pour la reconduction de la nomination idéalement dans les 90 jours avant l’expiration de son exequatur (par exemple, si l’exequatur expire le 31 mars, la mission doit soumettre une demande dans la période comprise entre le 1er janvier et le 31 mars).

Le Bureau du protocole retirera l’exequatur d’un consul honoraire à l’expiration d’une période de 90 jours si la mission n’a pas présenté une demande complète de prolongation (reconduction). La personne sera également radiée de la page Web Représentants étrangers au Canada (par exemple, si l’exequatur a expiré le 31 mars et qu’aucune demande complète de reconduction n’a été reçue, la personne sera radiée de la liste le 29 juin). Dans ce cas, le Bureau du protocole enverra également un avis formel à la mission pour l’informer qu’il a cessé de considérer la personne comme un consul honoraire, et il mettra en copie le consul honoraire concerné.

Notification de la fin d’une période de nomination

La notification de la fin des fonctions d’un fonctionnaire consulaire honoraire doit être rapidement envoyée par courriel par la mission à l’Unité d’accréditation et comprendre :

  • le nom, le titre et la ville du consul honoraire ;
  • la date de fin de l’exercice des fonctions ;
  • une attestation indiquant que la pièce d’identité a été détruite ;
  • une attestation selon laquelle toute plaque d’immatriculation consulaire ou spéciale, lorsqu’elle a été délivrée, a été remise au ministère provincial des Transports ou à une autre autorité provinciale, conformément aux instructions de la province ;
  • la confirmation que les archives consulaires ont été remises à la mission ou au poste de supervision.

Lorsqu’une mission ne souhaite pas présenter une demande de renouvellement de nomination, elle doit également confirmer qu’elle a informé le consul honoraire par écrit que son pays n’a pas demandé la reconduction de son mandat et que le lieu où les archives consulaires ont été conservées ne peut plus être désigné comme le bureau d’un consul honoraire (par exemple, sur les sites Web et les panneaux d’affichage public).

Les postes vacants, ainsi que les noms et titres des anciens consuls honoraires, sont retirés de la page Web Représentants étrangers au Canada.

Protection des renseignements personnels : collecte, utilisation et communication non autorisées de renseignements personnels

Nous ne sommes autorisés à recueillir, à utiliser et à communiquer des renseignements personnels sur les consuls honoraires, y compris les candidats, que lorsque nous disposons d’une base appropriée pour le faire en vertu de la Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement et de la Loi sur les missions étrangères et les organisations internationales et des annexes connexes. Le Bureau du protocole recueille et traite les renseignements personnels pour s’acquitter de son mandat. Les renseignements personnels sont recueillis par le Bureau du protocole d’Affaires mondiales Canada aux fins suivantes :

  • examiner les nominations conformément au processus d’approbation d’Affaires mondiales Canada pour la nomination des consuls honoraires ;
  • compiler des statistiques pour la rédaction de rapports à l’intention du ministre et de hauts fonctionnaires du Ministère et contribuer à la rédaction de rapports ;
  • offrir des services en ligne et mettre à jour la page Web « Représentants étrangers accrédités au Canada ».

« Renseignements personnels » désigne toute information, quel qu’en soit le format, associée à une personne identifiable. Pour obtenir plus de précisions sur la définition des renseignements personnels, consultez l’article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Des informations supplémentaires concernant la collecte d’informations personnelles figurent dans le fichier de renseignements personnels - Membres du corps diplomatique au Canada.

Toute question, commentaire, préoccupation ou plainte concernant l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les politiques en matière de protection des renseignements personnels peut être adressée à la Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels d’Affaires mondiales Canada. Pour plus d’informations à ce sujet, veuillez lire Accès à l’information et protection des renseignements personnels.