Membres de la famille, définitions et déclarations connexes

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L’Unité d’accréditation du Bureau du protocole administre ces lignes directrices.

Conjoints et partenaires conjugaux non mariés

Le Bureau du protocole accrédite les conjoints et les partenaires conjugaux non mariés (de sexe opposé ou de même sexe) des représentants officiels (diplomatiques, consulaires ou autres), à condition que l’État accréditant ou l’administration centrale de l’organisation ait officiellement – c’est-à-dire sur leurs ordres de voyage ou leur confirmation d’affectation – reconnu ces personnes comme étant des membres de la famille accompagnant l’affectation au Canada. L’accréditation est subordonnée à la condition que ces personnes résident physiquement dans le ménage à plein temps, et continuent d’en faire partie. Les conjoints et partenaires conjugaux qui résident et travaillent dans un autre pays ne sont pas admissibles à l’accréditation.

Au cours de la procédure de délivrance des documents d’accréditation, le Bureau du protocole utilise la terminologie suivante :

  • Le terme « conjoint » désigne une personne mariée. Bien qu’un mariage reconnu légalement dans le pays où il a été contracté soit généralement reconnu au Canada, le Bureau du protocole peut demander des preuves documentaires de son authenticité. Le conjoint qui souhaite rejoindre un représentant étranger déjà en poste au Canada est tenu de prouver l’authenticité de son mariage lors de la demande de visa d’entrée.
  • Le terme « partenaire » désigne une personne conjointe de fait ou une personne non mariée vivant en union civile. Il incombe aux missions et aux organisations qui présentent une demande d’accréditation de partenaires de fournir, pour chaque couple et en fonction des faits, la preuve que les personnes en question entretiennent une relation conjugale et qu’elles cohabitent (généralement pendant une période d’au moins 12 mois).

Les privilèges et immunités sont accordés aux partenaires de manière à correspondre au traitement normalement accordé aux conjoints mariés dans des circonstances similaires, bien que cet octroi puisse être ajusté selon le principe de réciprocité.

En ce qui concerne les conjoints/partenaires qui échangent leur passeport diplomatique, officiel ou de service contre un passeport ordinaire pendant la période d'affectation, le ministère des affaires étrangères d'envoi devra fournir une déclaration au Bureau du protocole dans laquelle il reconnaît que la personne, si elle est accréditée par le Canada, bénéficiera des privilèges et immunités normalement accordés aux « membres de la famille faisant partie du ménage » en vertu de la Convention de Vienne sur les relations diplomatiques (ou consulaires) ou d'un autre traité applicable, et qu'il assume les responsabilités afférentes à ces privilèges et immunités.

Enfants

Sous réserve des exigences détaillées ci-dessous, le Bureau du protocole accrédite les enfants (y compris les enfants adoptés*) des représentants officiels (diplomatiques, consulaires ou autres), à condition que l’État accréditant ou l’administration centrale de l’organisation ait officiellement – c’est-à-dire sur leurs ordres de voyage ou leur confirmation d’affectation – reconnu ces personnes comme étant des membres de la famille accompagnant l’affectation au Canada. L’accréditation est subordonnée à la condition que ces personnes résident physiquement dans le ménage à plein temps, et continuent d’en faire partie, sauf si elles étudient dans une autre ville canadienne ou à l’étranger.

* Le Bureau du protocole examine les demandes d’accréditation pour les enfants légalement adoptés par un représentant lorsque la preuve de l’adoption est présentée et que rien n’indique que l’adoption avait pour objectif d’obtenir des privilèges et immunités au Canada, ou des avantages financiers (par exemple, frais de scolarité préférentiels). Les enfants dont la relation avec le titulaire principal ou son conjoint ou partenaire repose sur la « garde » ou la « tutelle » ne sont pas admissibles à l’accréditation.

Enfants de moins de 19 ans

Pour pouvoir prétendre à l'accréditation, un enfant âgé de moins de 19 ans doit remplir plusieurs conditions. Le demandeur doit :

  • être le fils ou la fille de l’employé(e) et/ou de son époux(se) ou de son(sa) conjoint(e) de fait
  • habiter le même logement que l’employé(e), à moins qu’il ne poursuivre ses études ailleurs au Canada ou à l’étranger
  • détenir d'un passeport diplomatique, officiel ou de service
  • détenir un Visa de résident temporaire diplomatique (D1) ou officiel (O1)
  • fréquenter à plein temps un établissement d’enseignement local reconnu (preuve d'admission scolaire pourrait être requise) ou, s’il étudie à l’étranger, avoir l’intention de rejoindre la famille durant les relâches et vacances scolaires.

Seuls les enfants qui ont atteint l’âge de 16 ans sont admissibles à une carte d’identité, et il en va de même pour les enfants de 14 à 16 ans qui sont autorisés à travailler en vertu des Lignes directrices pour l’emploi de membres de la famille accrédités. Le Bureau du protocole ne délivre généralement pas de carte d'identité aux enfants qui poursuivent leurs études à temps plein à l'extérieur du Canada.

Enfants de 19 à 25 ans

Pour pouvoir prétendre à l'accréditation, un enfant âgé entre 19 et 25 ans doit remplir plusieurs conditions. Le demandeur doit :

  • être le fils ou la fille célibataire de l’employé(e) et/ou de son époux(se) ou de son(sa) conjoint(e) de fait
  • habiter le même logement que l’employé(e), à moins qu’il ne poursuivre ses études ailleurs au Canada ou à l’étranger
  • dépendre financièrement de ses parents, en totalité ou principalement
  • détenir un passeport diplomatique, officiel ou de service
  • détenir un Visa de résident temporaire diplomatique (D1) ou officiel (O1)
  • le demandeur ne doit pas avoir fondé lui-même un ménage ou une famille
  • le demandeur doit fournir la preuve de son admission comme étudiant à un cours ou programme d'études à plein temps dans un établissement d’enseignement désigné et maintenir un statut d’étudiant à plein temps, que ce soit au Canada ou à l’étranger.

Le Bureau du protocole ne garantit pas les privilèges et immunités des enfants qui prennent un congé d’études de six mois ou plus.

Le Bureau du protocole examine également les demandes d’accréditation d’un enfant âgé de plus de 25 ans dans le cas d’un fils ou d’une fille non mariée(e) souffrant d’un handicap physique ou mental ou d’une maladie en phase terminale et soutenu(e) financièrement par le parent accrédité. La demande d’accréditation présentée au Bureau du protocole doit alors être assortie d’un certificat médical officiel.

En ce qui concerne les enfants qui échangent leur passeport diplomatique, officiel ou de service contre un passeport ordinaire pendant la période d'affectation, le ministère des affaires étrangères d'envoi devra fournir une déclaration au Bureau du protocole dans laquelle il reconnaît que la personne, si elle est accréditée par le Canada, bénéficiera des privilèges et immunités normalement accordés aux « membres de la famille faisant partie du ménage » en vertu de la Convention de Vienne sur les relations diplomatiques (ou consulaires) ou d'un autre traité applicable, et qu'il assume les responsabilités afférentes à ces privilèges et immunités. Cette exigence s’applique aussi aux enfants qui sont automatiquement exclus du bénéfice d'un passeport diplomatique, officiel ou de service lorsqu'ils atteignent un certain âge (par exemple, 19 ans).

D'une manière générale, nous demandons aux misions bilatérales de bien vouloir s’abstenir de demander une prorogation d'accréditation en faveur d'un enfant pour lequel le ministère des affaires étrangères d'envoi ne demande pas (ou plus) de privilèges et d'immunités en tant que « membre de la famille faisant partie du ménage ». Cela s'applique également aux enfants des membres accrédités du personnel d'une mission permanente auprès de l'Organisation de l'aviation civile internationale.

Les enfants faisant partie du ménage des membres du personnel de service sont inadmissibles à l’accréditation après leur 19ième anniversaire. Cette politique s’applique à tous les États étrangers de façon uniforme.

À propos des droits de scolarité et des permis d’études

Il revient aux établissements d’enseignement et/ou le gouvernement provincial de fixer les droits de scolarité. Bien que certains établissements d'enseignement et d'apprentissage puissent choisir d'accorder un rabais ou un taux de scolarité préférentiel aux enfants des représentants étrangers pendant qu'ils sont accrédités, Affaires mondiales Canada n'a aucun contrôle sur ces taux. Affaires mondiales Canada n'est pas en mesure non plus de donner des instructions ou de s'assurer qu'un rabais ou un tarif préférentiel reste disponible pour les enfants des représentants étrangers après qu'ils ne sont plus accrédités au Canada. Si vous avez d'autres questions concernant les droits de scolarité, il est préférable de vous adresser directement à votre établissement d'enseignement.

Les membres de la famille dûment accrédités peuvent étudier au Canada sans permis d'études.

Parents et beaux-parents

Si le ministère des Affaires étrangères de l’État étranger souhaite obtenir l’accréditation d’un parent ou d’un beau-parent accompagnant le fonctionnaire en vertu de la Convention de Vienne sur les relations diplomatiques (ou consulaires), la mission doit envoyer une demande de service par courrier électronique au Bureau du protocole et fournir les documents ci-après, préférablement bien avant la demande de VRT :

  • une preuve que l’État d’origine reconnaît le demandeur comme personne à charge (dans les ordres de mission du fonctionnaire)
  • une preuve documentaire de la dépendance financière du parent et/ou du beau-parent par rapport au fonctionnaire
  • Relevés bancaires de l'employé démontrant qu'il dispose de fonds suffisants pour couvrir les dépenses de ses parents et effectuer des virements bancaires réguliers
  • Historique des transferts de fonds (par exemple, Western Union) pour l'année écoulée
  • Déclarations fiscales dans lesquelles l'employé déclare ses parents/beaux-parents comme personnes à charge
  • Preuve du paiement des dépenses importantes, telles que le loyer, les services publics, les frais médicaux ou l'assurance maladie, payées par l'employé au nom de ses parents/beaux-parents.
  • une preuve que le demandeur habitait principalement avec le fonctionnaire à titre de personne à charge avant son entrée au Canada
  • une déclaration du ministère des Affaires étrangères d’envoi selon laquelle ce même ministère accepte que le parent et/ou le beau-parent, une fois accrédité, jouisse des privilèges et immunités conférés aux « membres de la famille faisant partie du ménage » par la Convention de Vienne applicable, et accepte de surcroît la responsabilité relative à ces privilèges et immunités
  • un engagement écrit du parent seulement de ne pas occuper d’emploi rémunéré au Canada durant la période d’accréditation.

Autres membres de la famille (inadmissible à l’accréditation)

Le Bureau du protocole n’accorde pas d’accréditation aux frères et sœurs, aux neveux et nièces, aux petits-enfants, ni aux autres membres de la famille élargie du représentant, même s’il existe des antécédents de dépendance ou dans le cas de personnes dont la garde légale ou la tutelle a été obtenue avant ou pendant la période d’accréditation de l’employé.

Il arrive que le représentant soit accompagné de personnes (p. ex. partenaires, membres de la famille) qui ne sont pas officiellement reconnues par le pays ou l’organisation internationale d’envoi comme membres de la famille, mais sont, en pratique, membres du ménage du représentant. Dans ce cas, ces personnes sont assujetties aux exigences habituelles en matière d’immigration pour leur entrée et leur séjour au Canada. Ces personnes ne se voient accorder aucun privilège ou immunité, et ne bénéficient d’aucun accord (ou entente) de réciprocité en matière d’emploi conclu par le Canada avec d’autres pays.

Déclarer une naissance au Canada

En droit canadien, les enfants nés au Canada de représentants étrangers qui bénéficient d’un statut spécial prévu par la Loi sur les missions étrangères et les organisations internationales et sont visés par l’article 3(2) de la Loi sur la citoyenneté n’acquièrent pas la citoyenneté du fait de leur naissance.

Lorsqu’un représentant accrédité d’une mission diplomatique ou consulaire ou d’une organisation internationale, ou un membre de sa famille, donne naissance à un enfant au Canada, la mission ou l’organisation doit :

  • envoyer par courriel un avis de naissance au Bureau du protocole dans les 30 jours suivant la naissance, en indiquant le nom de l’enfant et en joignant une copie numérisée de la déclaration de naissance vivante ou du certificat de naissance
  • demander l’accréditation du nouveau-né dans les meilleurs délais, car une procédure rapide permet l’enregistrement officiel du statut de l’enfant et de ses privilèges connexes au Canada.

Aucun représentant étranger accrédité ne peut revendiquer la citoyenneté canadienne pour un enfant né au Canada*. Bien que les enfants nés au Canada de représentants étrangers accrédités puissent obtenir un certificat de naissance, ce document ne confère aucun droit à la citoyenneté et ne doit pas être utilisé pour se procurer un passeport canadien. Le certificat de naissance sert simplement à prouver que l’enfant est né au Canada.

* Sauf si l’un des parents possède la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente au Canada, y compris la double nationalité (du Canada et d’un autre pays). Dans ce cas, l’enfant est canadien.

Dans le cas d’un enfant qui a déjà détenu un passeport canadien et qui n’est pas citoyen canadien de naissance ou dont les parents ont été informés à tort que l’enfant était citoyen canadien de naissance, les missions diplomatiques et les organisations internationales doivent communiquer avec le Bureau du protocole pour obtenir des instructions. Le Bureau du protocole leur expliquera les étapes à suivre pour rendre le passeport canadien.

Déclarer un changement d’état civil ou le décès d’un membre de la famille

L’Unité d’accréditation du Bureau du protocole doit être informée rapidement par courriel du changement d’état civil (mariage, séparation ou divorce) ou du décès au Canada de tout membre de la famille, en procédant ainsi :

  • En cas de mariage, les missions ou les organisations doivent envoyer par courriel une copie numérisée de l’acte de mariage ou, si le mariage a eu lieu à l’étranger, un document officiel d’enregistrement du mariage auprès des autorités gouvernementales compétentes, puis demander une accréditation si le conjoint est un ressortissant étranger dont le nom figure sur les ordres de voyage
  • En cas de séparation ou de divorce, les missions doivent présenter un document juridique ou un courriel de la mission diplomatique ou de l’organisation internationale indiquant qu’en raison de la séparation ou du divorce, le couple ne réside plus ensemble sous le même toit
  • En cas de décès d’un membre de la famille d’une personne accréditée au Canada, la mission ou l’administration centrale de l’organisation doit envoyer un avis à cet effet.

Le Bureau du protocole demande aux missions et aux organisations de signaler, dès que possible, tous les cas où une personne accréditée associée lance (ou envisage de lancer) une procédure matrimoniale ou de garde d’enfant devant un tribunal canadien, afin que des conseils supplémentaires puissent être fournis en ce qui concerne les privilèges et immunités.

À propos des mariages célébrés dans les locaux diplomatiques et consulaires

Lorsqu’une mission étrangère ou un poste consulaire autorise la célébration de mariages à l’intérieur de ses locaux dans l’intention de faire enregistrer ou inscrire ces mariages officiellement au Canada, il est du devoir du Chef de mission ou de poste de veiller au préalable au respect des conditions et formalités prescrites par les lois canadiennes pour la formation des mariages et de l’observation desdites conditions et formalités.

Pour qu’un mariage célébré au Canada soit réputé valide en droit canadien, il doit suivre les lois et règlements en vigueur dans la province où le mariage est célébré. Au Canada, la célébration des mariages relève de la compétence constitutionnelle des provinces. Avant la célébration du mariage, les futurs époux peuvent devoir obtenir une licence de mariage de leur province de résidence, ou publier un avis de mariage, le cas échéant. Les provinces dressent la liste des personnes légalement habilitées à célébrer, à enregistrer ou à inscrire les mariages sur leur territoire, laquelle ne comprend pas, dans la plupart des cas, les agents diplomatiques et les fonctionnaires consulaires étrangers. Un mariage célébré au Canada par un agent diplomatique ou un fonctionnaire consulaire étranger n’est généralement pas réputé valide et ce, même si la loi de l’État d’envoi de l’agent diplomatique ou du fonctionnaire consulaire célébrant donne effet juridique à ce même mariage en vertu du droit dudit État d’envoi.

Pour bien s’assurer de la validité des mariages célébrés dans leurs locaux selon le droit provincial en vigueur, les missions diplomatiques et postes consulaires feront bien de s’adresser aux autorités provinciales compétentes et d’aviser les personnes intéressées de la possibilité que leur mariage ne soit pas réputé valide en droit canadien.

Déclarer le congé de longue durée d’un membre de la famille à l’étranger

Les missions diplomatiques ou consulaires, les organisations internationales et les autres bureaux sont tenus de déclarer officiellement au Bureau du protocole tout congé de longue durée pris à l’extérieur du Canada pendant une période de 90 jours (3 mois) ou plus par un membre de la famille d’un représentant accrédité.

L’avis de congé de longue durée doit être envoyé rapidement par courriel au Bureau du protocole et indiquer les renseignements suivants :

  • nom du membre de la famille (nom légal indiqué dans les documents d’accréditation)
  • durée du congé et date de retour au Canada.

Le Bureau du protocole fournira alors des instructions à cet égard.

Déclarer d’autres changements

Lorsqu'une personne qui est un membre accrédité de la famille au Canada cesse de résider avec le(la) principal(e) intéressé(e), à l'exception d'un étudiant qui fréquente une école dans une autre ville, cette personne cesse d'être admissible à l'accréditation en vertu de la politique canadienne. Les missions sont priées d'attirer l'attention sur ces situations et de fournir des renseignements détaillés au Bureau du protocole.

Si vous avez des questions concernant des cas particuliers, veuillez communiquer avec l'Unité d’accréditation.