Avis

L'exportation et à l'importation (SCEI) : Nouvelles règles d'administration financière

No de série : 138
Date : le 16 mai 2003

Table des matières

1.0 Objet

1.1Cet avis a pour but de fournir de l'information aux requérants relativement aux nouvelles procédures financières touchant les droits exigibles conformément à l'Arrêté sur le prix des licences et des certificats en matière d'importation et d'exportation, lesquelles seront mises en place avec l'exécution du SCEI. De nouvelles règles d'administration financière sont mises en place relativement aux frais d'intérêts et aux facturations et remboursements des requérants. Ceux-ci pourront voir leurs transactions quotidiennes liées aux licences dans le SCEI et rapprocher cette activité de leurs états de compte mensuels.

2.0 Durée

2.1Le présent avis demeurera en vigueur jusqu'à nouvel ordre.

3.0 Autorité

3.1L'article 155.1 (1) de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) oblige les ministères fédéraux à imposer des intérêts sur tous les comptes débiteurs en souffrance de tiers.

3. 2L'article 155.2 de la LGFP permet aux ministères fédéraux d'imposer des droits d'administration dans les cas où, en guise de paiement ou de règlement d'un montant dû à Sa Majesté, une personne

  • (a) présente un instrument qui est ultérieurement refusé;
  • (b) a autorisé le débit direct à un moment précis d'un compte dans une institution financière et le débit n'est pas fait au moment indiqué.

4.0 Nouvelles procédures de facturation

4.1 Facturation

Le SCEI sera à la disposition des requérants à des fins de traitement des transactions de 4 h à 24 h du lundi au vendredi et de 4 h à 20 h le samedi.

Toutes les factures liées aux transactions liées aux licences traitées par le SCEI seront produites par le Système ministériel de gestion financière (SMGF). Le SCEI n'émettra pas de factures ou de relevés financiers aux requérants. Les transactions du SCEI liées aux licences seront affichées dans le compte du requérant dans le SMGF, normalement le jour après que la transaction liée à la licence a été réalisée. Les transactions du vendredi et du samedi seront affichées dans le compte du requérant le lundi suivant.

Une facture ou une note de crédit apparaîtra dans le compte du requérant pour les transactions de chaque jour.

Tout requérant recevant des licences traitées directement par la Direction générale des contrôles à l'exportation et à l'importation (DGCEI) ou recevant des ordonnances spéciales (registres sur les produits, rapports) doivent acquitter les droits connexes à l'avance.

Des relevés mensuels seront postés à tous les requérants ou à l'organisation mère si des affiliés subsidiaires (enfants) sont en cause

4. 2 Relevés des consommateurs

Les requérants de la SCEI recevront des relevés mensuels des comptes des clients (voir Annexe 1) produits par le SMGF une fois que la SCEI a été mise en œuvre. Les requérants continueront également de recevoir des relevés de comptes des clients du STLI jusqu'à ce que tous les soldes impayés des clients du SCEI aient été transférés du SCEI au SMGF. Il est prévu que ce transfert se produise deux mois civils entiers après la mise en œuvre de la SCEI. Les relevés des clients seront postés à chaque client, donnant le détail des transactions récentes et indiqueront le solde des opérations courantes.

4.3 Frais d'intérêts

Tous les requérants de la SCEI seront soumis à des frais d'intérêts sur les comptes en souffrance au titre des licences délivrées par la SCEI. Les soldes impayés actuels des comptes débiteurs situés dans le STLI ne seront pas assujettis à des frais d'intérêts avant que les soldes des clients n'aient été transférés du STLI au SMGF (voir l'article 5.2). Cette période de grâce permettra au client de régler les soldes des comptes dans le STLI sans encourir de frais d'intérêts.

4.4 Calcul des intérêts

Les intérêts sont calculés et appliqués conformément aux règlements du Conseil du Trésor et à la Loi sur la gestion des finances publiques.

Le taux d'intérêt applicable sera calculé en ajoutant 3 % au taux bancaire mensuel moyen de la Banque du Canada du mois précédent. On peut trouver le taux bancaire de la Banque du Canada sur le site Web.

Le calcul des intérêts sera appliqué rétroactivement aux factures en souffrance afin d'imposer des intérêts à compter du dernier jour civil du mois suivant la date de la facture.

Dans les cas où le gouvernement fait des paiements en trop ou erronés par suite d'une fraude, de falsification ou d'une fausse représentation délibérée, les frais d'intérêts seront imposés à compter de la date où le paiement en trop ou erroné est fait.

Les fraits d'intérêts seront calculés et affichés aux comptes clients à la dernière journée ouvrable de chaque mois.

4.5 Formule des intérêts

Montant soumis au X taux d'intérêt X nombre de jours où le compte calcul des intérêts est en souffrance/365 jours.

4.6 Modalités de paiement

Tous les droits dus au gouvernement seront payables sur une base de 30 jours nets, à partir du dernier jour civil du mois suivant la date de la facture.

4.7 Données de base

Il s'agit du dernier jour civil du mois suivant la date de la facture. C'est la date à laquelle le programme commence à calculer les intérêts au titre des comptes impayés.

4.8 Période de tolérance

Une période de grâce de 5 jours est accordée à tous les requérants au titre de tous les comptes en souffrance. Si le paiement est reçu dans un délai de 5 jours suivant l'échéance de la facture, aucuns frais d'intérêts ne seront appliqués au compte du client.

4.9 Seuil des intérêts

Les intérêts ne sont pas appliqués au compte du client si le total des intérêts calculés est inférieur à cinq dollars (5,00 $).

4.10 Présentation relative au compte des clients

Une ligne de facture correspondant aux intérêts apparaîtra sur le relevé mensuel du client, indiquant le montant total des intérêts payables au titre de toutes les factures en souffrance.

Prière de se reporter à l'annexe 2, où figurent des exemples de frais d'intérêts.

4.11 Paiement

Les requérants peuvent continuer de payer par leur mode de paiement préféré (chèque, carte de crédit, virement télégraphique ou mandat) payable au Receveur général du Canada. Le paiement en espèces n'est pas recommandé. À l'exception de paiements faits au moyen de chèques postdatés, on considère que le paiement a été reçu le jour où il a été fait dans une institution financière ou lorsqu'il arrive au ministère.

4.12 Frais d'administration

Des frais administratifs de vingt-cinq dollars
(25,00 $) sont payables lorsque, en guise de paiement ou de règlement d'un montant exigible, un client

  • a) présente un instrument qui est ultérieurement refusé;
  • b) a autorisé le débit direct à un moment précis d'un compte dans une institution financière et le débit n'est pas effectué au moment indiqué.

Une facture correspondant aux frais d'administration apparaîtra sur le relevé mensuel suivant du client.

4.13 Montants contestés

Dans le cas où un moment dû fait l'objet d'un différend, l'entreprise doit communiquer avec le ministère l'informant du montant en cause et fournissant une explication du désaccord. Les frais d'intérêts continueront de s'accroître pendant que l'article fait l'objet d'un différend, mais ils seront portés au crédit du compte du client si la différence est réglé en faveur de l'entreprise.

4.14 Blocage du compte du requérant dans le SCEI

Un blocage sera placé sur le compte du requérant dans le SCEI pour suspendre les privilèges de délivrance de licence si :

  • a) le compte du requérant est en souffrance de 60 jours ou davantage, et/ou
  • b) un chèque ou une autre forme de paiement du requérant n'est pas honoré dans une institution financière en raison d'un manque de fonds.

4.15 Organisme de perception

Les comptes impayés qui sont en souffrance depuis au moins 90 jours seront transmis à un organisme de perception.

4.16 Taxes

TPS s'applique à la vente de publications ou rapports gouvernementaux (p. ex., registres de produits).

4.17 Remboursements

Dans la plupart des cas, on accorde un crédit au compte du client lorsque toutes les conditions suivantes sont respectées :

  • a) le motif de l'annulation d'une licence est approuvée par la Direction de la politique sur la réglementation commerciale (EPM), la Direction du bois d'oeuvre (EPS) ou la Direction des contrôles à l'exportation (EPE) ET
  • b) la demande de crédit est approuvée par les Services financiers ET
  • c) un permis de remplacement est délivré.Aucun intérêt ne sera payé si une entreprise décide de laisser le remboursement en dépôt en guise de note de crédit auprès du ministère.

4.18 Soldes théoriques des clients

Aucune mesure de perception ou de paiement ne sera prise par le ministère si le compte du requérant présente un solde inférieur à dix dollars (10,00 $) et si on prévoit qu'il n'existera pas d'autres activités entre le requérant et le ministère.

5.0 Transactions quotidiennes liées à la licence

5.1 Rapport sur les transactions quotidiennes liées à la licence

Les requérants peuvent voir un relevé de leurs transactions quotidiennes liées à la licence dans le SCEI. Le Rapport des transactions financières quotidiennes du SCEI fournit une liste de tous les licences et crédits facturables émis au compte du requérant. Pour voir le rapport, suivre les étapes suivantes :

  • a. Ouvrir une session au SCEI
  • b. Cheminement du menu: facture < demande d'information
  • c. Inscrire les paramètres demandés (le format de la date est AA/MM/JJ).
  • d. Sélectionner Recherche.
  • e. Choisir Voir Rapport des transactions financières quotidiennes du SCEI

5.2 Rapprochement

Les requérants peuvent voir leurs transactions liées à la licence sur une base régulière dans le SCEI et les rapprocher de leur relevé mensuel de client produit par le SMGF.

6.0 Demandes de licences ou de certificats

Lorsqu'un requérant demande directement à la SCEI une licence ou un certificat et que la demande n'est pas complète, le chèque sera déposé par la Direction générale et la demande sera renvoyée au client pour qu'il la complète.

7.0 Autres informations

Services financiers
Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international
125, promenade Sussex
Ottawa (Ontario)
K1A 0G2
Attention : Mme Lise Lachance ou Mme Marilyn Marcoux

Autres informations sur les personnes-ressources :

Mme Lise Lachance
Téléphone (613) 944-2496
Télécopieur : (613) 996-2136
Courriel : lise.lachance@international.gc.ca

Mme Marilyn Marcoux
Téléphone (613) 995-7942
Télécopieur : (613) 996-2136
Courriel : marilyn.marcoux @international.gc.ca