Directives sur les services d’accréditation

Sur cette page

Aux fins des présentes lignes directrices, les termes suivants s’appliquent : 

  • Acceptation désigne le certificat d'acceptation à entrées multiples délivré par le chef du protocole du Canada et apposé dans le passeport afin de refléter l'accréditation de la personne.
  • Carte d’identité désigne la pièce d'identité avec photo du gouvernement du Canada (commençant par les lettres « D », « C », « J » ou « SR ») délivré par le Bureau du protocole afin de refléter l'accréditation de la personne.
  • CVRD désigne Convention de Vienne sur les relations diplomatiques, 
  • CVRC désigne Convention de Vienne sur les relations consulaires.
  • IRCC désigne Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada.
  • Mission désigne les ambassades/hauts-commissariats, les organisations internationales et autres bureaux jouissant de privilèges et immunités en vertu de la Loi sur les missions étrangères et les organisations internationales ou de la Loi sur les privilèges et immunités de l’Organisation du Traité de l’Atlantique Nord.
  • OACI désigne l’Organisation de l’aviation civile internationale avec qui le Canada a un accord de siège
  • Région de la Capitale nationale, en référence à la Loi sur la capitale nationale, désigne le siège du gouvernement du Canada et ses environs, composés d'une partie des provinces de l'Ontario et du Québec.
  • Représentants étrangers désignent les personnes en affectation au Canada dans auprès d'une mission bilatérale ou multilatérale qui bénéficient de privilèges et d'immunités en vertu de la Loi sur les missions étrangères et les organisations internationales et de la Loi sur les privilèges et immunités de l’Organisation du Traité de l'Atlantique Nord. Cela comprend également le personnel basé dans le pays des bureaux économiques et culturels de Taipei, de la délégation générale palestinienne et de la délégation de l'Ismaili Imamat.
  • Visa de résident temporaire désigne le visa de première entrée permettant d’occuper un poste au Canada en période de première installation.

Aperçu

Affaires mondiales Canada est responsable de la délivrance des documents d’accréditation aux représentants bilatéraux et multilatéraux étrangers en affectation au Canada ainsi qu’aux membres de leur famille officiellement reconnus. Dans ce travail, il est guidé par la CVRD, la CVRC, les accords de siège et d’autres ententes, ainsi que le droit canadien. L’Unité de l’accréditation est le point de contact pour les services d’accréditation.

Les présentes lignes directrices expliquent les procédures, les exigences et les politiques relatives à l’obtention de documents d’accréditation.

Qui peut obtenir des documents d’accréditation

Les représentants étrangers en affectation au Canada et les membres de leur famille admissibles peuvent recevoir des documents d’accréditation dans la mesure prévue par les présentes lignes directrices. Il s’agit, entre autres, des personnes suivantes :

  • Chefs de mission diplomatique (ambassadeurs et hauts-commissaires)
  • Représentants des États membres auprès de l’OACI résidant à Montréal
  • Agents diplomatiques
  • Chefs de poste consulaire et autres fonctionnaires consulaires de carrière
  • Personnel administratif, technique et de service des missions et des postes consulaires
  • Fonctionnaires d’organisations internationales (fonctionnaires internationaux) résidant au Canada
  • Membres de la famille accompagnant le personnel accrédité, selon ce qui est indiqué dans le document Membres de la famille, définitions et déclarations connexes.
  • Employés domestiques

Des documents d’accréditation sont également délivrés aux chefs de mission et agents diplomatiques non-résidents, ainsi qu’à leur époux ou conjoint de fait (dans le cas des chefs de mission et des attachés militaires), mais pas à leurs enfants.

Il convient de noter que l’Unité d’accréditation ne délivre pas de documents d’accréditation aux personnes qui se rendent au Canada en service temporaire (moins de six mois). Les personnes qui se rendent au Canada pour assister à des réunions, à des conférences ou à des symposiums organisés par une organisation internationale établie ou dont le siège est au Canada n’ont pas non plus droit aux documents d’accréditation.

Les employés recrutés sur place et les membres de leur famille qui sont citoyens canadiens ou résidents permanents, y compris ceux qui ont une double nationalité, ne peuvent pas être accrédités et ne reçoivent pas de visas d’acceptation ni de pièces d’identité.

Types de documents d’accréditation et leurs objectifs

Après leur arrivée et leur entrée en fonction au Canada, les représentants étrangers bilatéraux et multilatéraux et les membres de leur famille reconnus seront inscrits auprès du Bureau du protocole. Ils recevront alors les documents suivants :

  • une carte d’identité du gouvernement du Canada
  • une vignette de visa d’acceptation à entrées multiples apposée sur le passeport

Ces deux documents sont les seules pièces d’identité fiables et sûres pour les personnes accréditées au Canada. De plus, la vignette d’acceptation est un document obligatoire pour entrer au Canada ou embarquer à bord d’un vol à destination du Canada, et elle dispense son titulaire de l’obligation d’obtenir un visa de résident temporaire.

La carte d’identité comprend une photo et la signature du porteur ainsi que le statut de celui-ci, indiqué par la première lettre du numéro de série de la carte. Le numéro (identificateur personnel) sur la carte est le même que celui qui figure sur la vignette d’acceptation. La carte d’identité doit être présentée :

  • quand les agences d’application de la loi ou la police demandent une pièce d’identité
  • au moment du dédouanement des marchandises importées à des fins personnelles
  • pour bénéficier d’exemptions de taxe provinciale au point de vente sur les achats locaux (le cas échéant)
  • pour demander un numéro d’assurance sociale (NAS) ou remplacer une carte d’assurance sociale perdue
  • pour l’admission dans certaines écoles ou certains établissements d’enseignement (toutefois, que cela n’accorde ni ne garantit des droits de scolarité préférentiels*)

*Il revient aux établissements d’enseignement et/ou le gouvernement provincial de fixer les droits de scolarité. Bien que certains établissements d'enseignement et d'apprentissage puissent choisir d'accorder un rabais ou un taux de scolarité préférentiel aux enfants des représentants étrangers pendant qu'ils sont accrédités, Affaires mondiales Canada n'a aucun contrôle sur ces taux. Affaires mondiales Canada n'est pas en mesure non plus de donner des instructions ou de s'assurer qu'un rabais ou un tarif préférentiel reste disponible pour les enfants des représentants étrangers après qu'ils ne sont plus accrédités au Canada. Si vous avez d'autres questions concernant les droits de scolarité, il est préférable de vous adresser directement à votre établissement d'enseignement.

Le numéro de la carte est également communiqué à l’Agence du revenu du Canada, qui s’occupe de l’administration du programme de remboursement de la TPS/TVH dans le cas des représentants étrangers et des époux ou conjoints de fait admissibles à un tel remboursement.

Bien que la carte d’identité ne soit pas un titre de voyage et qu’elle ne puisse pas être utilisée pour l’entrée à la frontière, la carte peut être demandée dans le cadre de certains processus administratifs. Il est fortement recommandé aux personnes accréditées de porter sur elles leur carte d’identité en tout temps. Les missions ne doivent pas confisquer les cartes d’identité des représentants, des membres de la famille et des travailleurs domestiques.

Les membres de la famille officiellement reconnus sont accrédités dans la même catégorie que le représentant principal, à l’exception des enfants des agents consulaires de carrière qui sont aussi accrédités comme représentants des États membres auprès de l’OACI. Des vignettes de visa d’acceptation sont apposées sur les passeports de tous les membres de la famille, et des cartes d’identité sont délivrées aux personnes âgées de 16 ans et plus.

Conventions pour les numéros de série des documents d’accréditation

L’Unité d’accréditation détermine l’admissibilité aux cartes d’identité et aux vignettes de visa à entrées multiples. Les membres de la famille peuvent avoir droit à l’accréditation en fonction de leur âge, de leur statut de personne à charge et de leur admission dans un établissement d’enseignement. Chaque document d’accréditation contient un identificateur personnel alphanumérique qui comporte quatre caractères alphabétiques, c’est-à-dire :

  • D : Agents diplomatiques et personnes ayant un statut équivalent* ainsi que les membres de la famille admissibles
  • C : Agents consulaires et membres de la famille admissibles
  • J : Personnel administratif et technique, employés consulaires, personnel de service, certains représentants d’organisations internationales et membres de la famille admissibles
  • SR : Représentants spéciaux et membres de la famille admissibles

*Cela comprend les consuls généraux et d’autres agents consulaires de carrière qui sont simultanément nommés représentants d’un État membre auprès de l’OACI; toutefois, ce privilège ne s’applique pas aux membres de leur famille (qui reçoivent des documents d’accréditation « C »).

Accréditation des représentants étrangers résidents et titres acceptables

Les représentants des missions diplomatiques sont accrédités conformément à la CVRD en tant que personnel diplomatique, administratif et technique ou personnel de service. Les fonctionnaires des postes consulaires sont accrédités conformément à la CVRC en tant qu’agents consulaires, employés consulaires ou personnel de service. Les missions qui demandent l’accréditation de représentants étrangers nouvellement arrivés doivent notamment s’assurer que ceux-ci :

  • sont citoyens du pays d’envoi
  • sont titulaires d’un passeport diplomatique, officiel ou de service valide, y compris dans le cas des membres du personnel administratif et technique, des employés consulaires et des membres du personnel de service
  • ont obtenu un Visa de résidente temporaire avant de commencer leur affectation
  • résideront à temps plein dans la région de la capitale nationale (pour les missions d’Ottawa) ou dans la zone du poste consulaire, de l’organisation internationale ou d’un autre bureau
  • remplissent des fonctions diplomatiques, consulaires ou officielles à temps plein
  • ne se livreront pas à des activités professionnelles ou commerciales pour leur profit personnel pendant qu’ils se trouvent au Canada

Le Bureau du protocole avisera la mission dans les cas où une personne a été déclarée coupable d’accusations criminelles par le passé.

L’accréditation du personnel affecté aux organisations internationales (c’est-à-dire, les fonctionnaires internationaux) et à d’autres bureaux varie selon le fondement juridique de leur établissement. Les accréditations diplomatiques accordées aux représentants des États membres auprès de l'OACI, et l'octroi correspondant des privilèges et immunités, reposent sur le principe selon lequel la personne nommée bénéficie du soutien de son ministère des Affaires étrangères/gouvernement et est le représentant désigné de l'État en question, même dans le cas de ressortissants de pays tiers.

Contenu connexe : Membres de la famille, définitions et déclarations connexes

Agents diplomatiques et titres acceptables

Les agents diplomatiques doivent posséder un titre diplomatique reconnu parmi les suivants :

        Un titre consulaire ou un autre titre peut être combiné au titre diplomatique principal, par exemple, premier secrétaire et vice-consul, ministre-conseiller et chef de mission adjoint

        Agents consulaires de carrière et titres acceptables

        Les agents consulaires de carrière doivent détenir un titre consulaire reconnu, par exemple :

        Un deuxième titre est permis : par exemple, consul général et délégué commercial principal, vice-consul et délégué commercial

        Personnel de soutien et de service

        Désignations du personnel de soutien :

        • Personnel administratif et technique : employé au service administratif et technique de la mission
        • Employé consulaire : employé du service administratif ou technique d’un poste consulaire
        • Personnel de service : employés du service domestique de la mission ou du poste consulaire; pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la page Nomination de membres du personnel de service

        Les responsabilités du nouveau représentant (c’est-à-dire, l’ensemble de tâches) doivent correspondre à celles de la personne qu’il remplace. Pour un nouveau poste, voir la section « Augmentation du personnel » des présentes lignes directrices.

        Accréditation des représentants étrangers non-résidents

        Le Canada peut autoriser un État étranger à accréditer des représentants qui résident à Washington, D.C. ou à New York. Le Canada conserve son plein pouvoir discrétionnaire dans l’application de la présente politique, y compris le pouvoir de limiter le nombre de représentants non-résidents accrédités par un État étranger.

        Le Canada accorde un statut diplomatique aux non-résidents suivants seulement :

        • Chefs de mission et leur époux/conjoint de fait (sous réserve de l’agrément – pour de plus amples renseignements, voir la page Formalités d’agrément et autres relatives aux chefs de mission bilatérales)
        • Attachés militaires et de défense et leur époux/conjoint de fait (sous réserve de l’agrément – pour de plus amples renseignements, voir la page Nomination d’un attaché militaire et/ou de défense)
        • Agents diplomatiques exerçant leurs fonctions à partir d’une mission dans le pays d’accréditation principal (mais pas leur époux/conjoint de fait)
        • Dans certains cas, un agent consulaire de carrière exerçant des fonctions consulaires à partir d’un poste consulaire aux États-Unis

        Le statut et les immunités accordés au Canada ne seront pas supérieurs à ceux dont jouit la personne dans son pays d’accréditation principal. Par conséquent, le personnel non-résident qui ne détient que l’immunité consulaire dans le pays principal se verra accorder un statut consulaire au Canada plutôt qu’un statut diplomatique.

        À titre d’exigence opérationnelle, les agents diplomatiques non-résidents et les agents consulaires de carrière doivent obtenir un VRT auprès d’une mission ou d’un poste consulaire canadien dans le pays d’accréditation principal avant de présenter une demande d’accréditation.

        Les enfants de représentants étrangers non-résidents ne sont pas admissibles à l’accréditation.

        Les documents d’accréditation sont délivrés après le premier voyage ou à l’arrivée au Canada seulement. Les missions doivent envoyer un avis préalable à l’arrivée indiquant le voyage prévu.

        Accréditation des diplomates et fonctionnaires consulaires à titre de représentants auprès de l’OACI

        Les agents diplomatiques dont le lieu de résidence principal se trouve dans la région de la capitale nationale peuvent exercer les tâches et les fonctions nécessaires à la représentation de leur État auprès de l’OACI conformément au paragraphe 5(3) de la CVRD. Compte-tenu toutefois des exigences relatives à la notification prévues à l’accord de siège entre le gouvernement du Canada et l’OACI, un agent diplomatique accrédité peut commencer à exercer ses fonctions officielles de représentant auprès de l’OACI seulement après la notification écrite de sa nomination au Ministère par le Secrétariat de l’OACI.

        Comme les agents diplomatiques doivent, sans exception, avoir leur lieu de résidence principal dans la Région de la capitale nationale, le Canada s’attend à ce que tous les États d’envoi lui signalent rapidement les cas où un agent diplomatique agissant également en qualité de représentant auprès de l’OACI s’est réinstallé ou réside à temps plein à Montréal. La notification en ce sens entraîne la révocation de l’accréditation bilatérale, sans cependant avoir de conséquences pour les immunités diplomatiques dont bénéficie cette personne en tant que représentante de l’État membre auprès de l’OACI.

        Les chefs de postes consulaires de carrière ainsi que les autres fonctionnaires consulaires de carrière à Montréal sont aussi autorisés à exercer les fonctions de représentant permanent de leur pays auprès de l’OACI. Cette politique est conforme au paragraphe 17(2) de la CVRC. Conformément aux exigences relatives à la notification énoncées dans l’accord de siège entre le gouvernement du Canada et l’OACI, ces fonctionnaires consulaires de carrière accrédités peuvent commencer à exercer ses fonctions officielles de représentant auprès de l’OACI seulement après la notification écrite de sa nomination au Ministère par le Secrétariat de l’OACI. Dans ces cas, le Bureau du protocole et le Secrétariat de l’OACI coordonnent les formalités relatives aux documents d’accréditation en série diplomatique.

        Étant donné qu’ils n’accomplissent pas d’actes diplomatiques, les « membres de la famille vivant au foyer » de fonctionnaires consulaires de carrière qui agissent en qualité de représentant auprès de l’OACI ne peuvent, en vertu de cette politique, demander l’immunité diplomatique, et le Ministère ne peut leur accorder de documents d’accréditation en série diplomatique.

        Le Canadale accepte qu’un pays ait deux représentants investis de fonctions consulaires auprès de l’OACI. Il ne donne pas automatiquement suite favorable à la demande d’un État étranger visant l’accréditation d’un troisième fonctionnaire consulaire, voire plus, appelé parfois à exercer des fonctions de représentation auprès de l’OACI. Pour que le Canada examine les exceptions à cette règle et accrédite d’autres fonctionnaires, l’État d’envoi doit présenter des arguments écrits et détaillés, pour démontrer que cette mesure répond à des difficultés financières et organisationnelles ou qu’elle se fonde sur d’autres facteurs pertinents.

        Enfin, les fonctionnaire consulaires honoraires exerçant leurs fonctions à Montréal peuvent aussi être autorisés à agir en qualité de représentants auprès de l’OACI, notamment si cela s’avère nécessaire en raison de l’absence d’agents diplomatiques et de fonctionnaires consulaires de carrière accrédités au Canada. Les représentants d’un État membre auprès de l’OACI qui sont des citoyens canadiens ou des résidents permanents du Canada ne bénéficient d'aucun privilège, et ne jouissent de l'immunité de juridiction que pour les actes accomplis par eux en leur qualité officielle (y compris ses paroles et écrits).

        Citoyens canadiens et résidents permanents du Canada : non admissibles aux documents d’accréditation

        Conformément à une politique réaffirmée en 1989, le gouvernement du Canada n’accepte pas la nomination de citoyens canadiens ou de résidents permanents du Canada, y compris les personnes ayant une double nationalité (ayant la nationalité canadienne), à titre d’agents consulaires diplomatiques ou de carrière d’un autre pays. Cette règle s’applique également aux autres membres professionnels des missions diplomatiques et des postes consulaires (de carrière), comme les membres du personnel administratif et technique, les employés consulaires et les membres du personnel de service.

        Une personne peut volontairement renoncer à sa citoyenneté canadienne ou à son statut de résident permanent afin d’assumer un rôle diplomatique ou consulaire pour un autre pays. Toutefois, si elle souhaite retrouver son statut au Canada après son affectation, elle devra présenter une demande à IRCC. Rien ne garantit qu’une telle demande sera approuvée.

        Le Bureau du protocole ne recommande pas aux États d’envoi de solliciter l’accréditation de personnes qui ont présenté une demande de résidence permanente avant l’affectation ou qui ont l’intention de le faire. Si un pays souhaite discuter de cas particuliers, la mission peut communiquer avec le Bureau du protocole.

        Les missions doivent informer le Bureau du protocole de toute intention d’un représentant étranger accrédité ou d’un membre de sa famille d’acquérir le statut de résident permanent pendant la durée de l’affectation.

        Soumission des requêtes pour les documents d’accréditation

        Toutes les demandes d'accréditation doivent être envoyées par courriel à l’Unité de l’accréditation à l'aide du gabarit de demande de service figurant dans les présentes directives (voir ci-dessous). Les demandes doivent être accompagnées de tous les documents justificatifs requis. Les postes consulaires sont priés de transmettre leur demande par l'intermédiaire du haut-commissariat ou de l'ambassade dont ils dépendent.

        Pour mener à bien les diverses procédures de demande d’accréditation, les missions auront besoin d’un numériseur à haute résolution pour créer des copies électroniques des documents et des photographies. Si vous avez de la difficulté à ouvrir un formulaire PDF contenu dans le présent document, enregistrez-le d’abord sur votre ordinateur de bureau, puis localisez le PDF enregistré et double-cliquez sur le fichier pour l’ouvrir à l’aide d’Adobe Reader 8 ou d’une version plus récente.

        Advenant que le Bureau du protocole détermine qu’une mission n’ait pas soumis tous les documents requis ou ne les ait pas soumis dans le format approprié, il ne traitera pas la demande et communiquera avec la mission pour lui donner la marche à suivre. Le Bureau du protocole ne peut fournir aucune information sur le délai de traitement d’une demande, car celui-ci dépend des circonstances propres à chaque demande et du volume de demandes en cours.

        Les cartes d'identité sont traitées en premier. Le Bureau du protocole fournit ensuite des instructions en matière de soumission des passeports afin d'y apposer le certificat d’acceptation. Les passeports ne doivent pas être soumis sans instructions écrites du Bureau du protocole.

        Avis préalable à l’arrivée : une étape obligatoire

        Conformément à la CVRD, à la CVRC, à l’accord de siège et aux autres accords internationaux applicables, l’arrivée de nouveaux membres du personnel étranger au Canada doit être annoncée à l’avance au Bureau du protocole du Canada. Les avis doivent être envoyés par le ministère des Affaires étrangères de l’État d’envoi (par l’intermédiaire de sa mission diplomatique), par le siège d’une organisation internationale ou un autre bureau reconnu.

        Les représentants étrangers et les membres admissibles de leur famille ne peuvent être accrédités qu’à leur arrivée au Canada. Toutefois, une notification préalable est requise afin de permettre au Bureau du protocole d’entamer les préparatifs d’accréditation et de contribuer à réduire les délais de traitement. Les missions sont donc priées de fournir une notification préalable idéalement trois semaines avant la date d’arrivée prévue. La demande de service doit être intitulée “Notification préalable à l’arrivée” et contenir les éléments suivants :

        • le formulaire d’accréditation et d’inscription dûment rempli (format PDF) contenant le titre approprié du poste; ce formulaire doit être signé par le chef de mission (dans le cas d’une mission bilatérale) ou de l’autorité déléguée (dans le cas d’une organisation internationale)
        • le curriculum vitæ du représentant étranger (format PDF) pour les missions ou postes bilatéraux uniquement; chaque agent diplomatique, fonctionnaire consulaire, membre du personnel administratif et technique et employé consulaire doit fournir un CV détaillé (comprenant les dates de son parcours professionnel, ses postes précédents et sa formation). Les biographies succinctes ne seront pas acceptées.
        • une copie de la page de renseignements biographiques passeport (format PDF); Si la page biographique ne précise pas le type de passeport (par exemple, diplomatique, service officiel), veuillez inclure une copie de la page couverture du passeport
        • une photographie en couleur format passeport (arrière plan blanc) prise professionnellement (voir la section Exigences relatives aux photographies)
        • une carte de signature signée (voir la section Exigences relatives aux spécimen de signature)
        • une preuve d’acceptation ou d’admission à temps plein à un cours ou un programme d’études dans un établissement d’enseignement désigné (EED) pour les enfants âgés de 19 à 25 ans; cette preuve doit préciser la durée du programme.

        Pour les affectations temporaires (de six mois ou moins), la notification d’arrivée doit indiquer la durée de l’affectation. Les membres de la famille accompagnateurs ne sont pas admissibles à l’accréditation pour ce type d’affectation.

        Les demandes présentées avant l’arrivée sont traitées en priorité

        Les demandes présentées après l’arrivée doivent préciser la raison pour laquelle un préavis n’a pas été fourni. Les demandes présentées moins de trois semaines avant la date d’arrivée ne seront pas traitées en priorité.

        Les représentants étrangers autorisent le Bureau du protocole à recueillir, à utiliser et à communiquer leurs renseignements personnels aux fins de l’accréditation et de la délivrance des documents. La collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et l’élimination des renseignements personnels sont conformes à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Affaires mondiales Canada s’engage à protéger les renseignements recueillis pour administrer ses programmes et à respecter les exigences énoncées dans ces lois.

        Contenu connexe : Membres du corps diplomatique au Canada - Info Source

        Exigences relatives aux photographies

        Les photos doivent être conformes aux normes des passeports (en couleur ou en noir et blanc), de haute qualité et prises par un photographe professionnel.

        • Une photo doit être fournie pour chaque nouvelle arrivée ainsi que pour toute prolongation si la dernière photo date de plus de quatre ans.
        • Le fichier photo doit être en format JPEG avec une résolution minimale de 200 PPP
        • Les photos doivent présenter une vue de face complète, avec les deux côtés du visage clairement visibles; le visage et les épaules doivent être centrés et orientés droit vers l’appareil
        • Les photos doivent être prises avec un éclairage uniforme et ne doivent présenter aucune ombre ni reflet de flash sur le visage ou la tête; les photos comportant des ombres sur le visage ou en arrière‑plan ne sont pas acceptées
        • Les photos doivent être prises sur un fond uni, uniforme et blanc
        • Les lunettes peuvent être portées, pourvu que les yeux soient clairement visibles (les photos où le demandeur porte des lunettes de soleil ne seront pas acceptées)

        Exigences relatives aux spécimen de signature

        • Une carte de spécimen de signature est requise pour :
          • Chaque représentant
          • Chaque membre de la famille âgé de plus de 16 ans
          • Chaque employé de maison présenté pour une accréditation ou une prolongation
          • La carte de spécimen de signature doit être signée à l’intérieur des bordures prévues à cet effet
          • Le fichier doit être en format JPEG avec une résolution minimale de 200 dpi
          • La carte d’identité émise portera la signature de son titulaire

          Ce processus est distinct des spécimens de signature requis pour les pouvoirs de signature.

          Étapes à suivre après l’arrivée au Canada

          Dès qu’un représentant étranger, un membre de sa famille ou un travailleur domestique arrive au Canada, la mission doit soumettre sans délai une notification post‑arrivée par courriel, accompagnée des documents supplémentaires requis pour compléter l’accréditation. Une demande de service intitulée “Notification post‑arrivée” doit inclure les éléments suivants :

          • un avis d’arrivée comprenant les détails sur l’itinéraire de voyage, tel que la date d’arrivée, le point d’entrée au Canada et le mode de transport; Le Bureau du protocole ne traitera les demandes d'accréditation d'un représentant étranger non-résident que si la personne est entrée au Canada et reste physiquement au pays pendant le processus
          • un avis de fin des fonctions du prédécesseur ou de son départ du Canada, s’il n’a pas déjà été présenté (le Canada autorise une période de chevauchement de 10 jours entre les représentants étrangers à l’exception des chefs de mission et des consuls généraux)
          • une copie sous format PDF du Visa de résident temporaire (VRT) D1 ou O1 utilisé pour la première entrée au Canada

          Sauf indication contraire, le Bureau du protocole autorise un chevauchement de dix jours entre les représentants (à l’exception des chefs de mission et des consuls généraux). Tout chevauchement dépassant dix jours nécessite une approbation préalable. Les demandes visant à dépasser cette période de dix jours doivent être soumises avant l’arrivée effective du successeur au Canada.

          Une fois le dossier finalisé, le Bureau du protocole transmettra les instructions relatives à la soumission des passeports pour l’apposition des vignettes d’acceptation ainsi que les renseignements concernant l’envoi des cartes d’identité.

          Les enfants ayant atteint l’âge de 16 ans sont admissibles à une carte d’identité, de même que les enfants âgés de 14 à 16 ans qui sont autorisés à travailler. Tous les autres enfants, y compris ceux nés au Canada et ceux poursuivant leurs études à l’étranger, reçoivent uniquement une vignette d’acceptation. Les enfants des représentants étrangers non-résidents ne sont pas admissibles à l’accréditation au Canada.

          Les missions qui souhaitent obtenir un permis de travail pour un « membre de la famille faisant partie du ménage » accrédité sont priées de lire la politique canadienne sur l’emploi et les membres de la famille de représentants étrangers et de soumettre les demandes connexes directement par courriel à l’Unité des privilèges et immunités.

          Renouveler les documents d’accréditation

          S’agissant des postes bilatéraux, le Canada n’accepte pas les affectations indéfinies. L’affectation des membres du personnel de service ne peut dépasser cinq ans, conformément à la Nomination de membres du personnel de service. Dans le cas de tous les autres représentants étrangers dont l’affectation est prolongée au-delà de cinq ans, le Bureau du protocole demandera automatiquement une note du ministère des Affaires étrangères de l’État d’envoi qui confirme le maintien de l’affectation.

          Les personnes accréditées et leurs missions sont encouragées à surveiller attentivement les dates d’expiration, surtout avant tout voyage international, puisqu’un vignette‑visa d’acceptation valide est requise pour rentrer de nouveau au Canada.

          Le renouvellement d’une vignette‑visa d’acceptation et d’une carte d’identité est plus simple que la demande d’accréditation initiale. Les missions devraient idéalement soumettre les demandes de renouvellement 90 jours avant la date d’expiration des documents. Pour chaque représentant étranger, membre de la famille ou employé domestique nécessitant un renouvellement, les missions doivent envoyer une demande par courriel à l’Unité de l’accréditation comprenant les éléments suivants :

          Les missions sont responsables de vérifier les dates d’expiration des documents d’accréditation. Les personnes accréditées doivent voyager avec un passeport valide contenant une vignette d’acceptation valide lorsqu’elles quittent le Canada. Si une personne accréditée utilise un passeport qui ne contient pas de vignette d’acceptation valide et en vigueur, il est fortement recommandé d’obtenir un nouveau VRT (visa de résident temporaire) auprès d’IRCC avant de tenter de revenir au Canada.

          Lorsque les conjoints/partenaires ou les enfants remplacent leur passeport diplomatique, officiel ou de service par un passeport ordinaire durant la période d’affectation, le ministère d’envoi doit fournir une déclaration par courriel à l’Unité de l’accréditation confirmant que la personne continuera de bénéficier des privilèges et immunités en tant que membre de la famille faisant partie du ménage.

          Si une mission ne demande pas la prolongation des documents d’accréditation dans les 90 jours suivant leur expiration, le Bureau du protocole se réserve le droit d’aviser cette mission (et/ou le ministère des Affaires étrangères concerné) que l’accréditationde la personne a été retiré.

          Pour des directives concernant la naissance au Canada d’enfants de représentants étrangers, consulter la section Déclarer une naissance au Canada.

          Transfert d’une vignette d’acceptation à un nouveau passeport

          Pour chaque représentant étranger, membre de la famille et travailleur domestique qui souhaite transférer une vignette d’acceptation existante à un nouveau passeport, la mission doit fournir :

          • une copie de la page de renseignements biographiques passeport (format PDF); si la page biographique ne précise pas le type de passeport (par exemple, diplomatique, service officiel), veuillez inclure une copie de la page couverture du passeport
          • une photographie en couleur de format passeport (format JPG, 200 PPP), si la dernière remonte à plus de quatre ans

          Si le transfert a lieu dans les six mois précédant l’expiration de l’accréditation, les missions doivent présenter une demande de renouvellement plutôt qu’une demande de transfert. 

          Transfert de représentants étrangers à l’intérieur du Canada

          Pour chaque représentant étranger qui sera transféré d’une mission diplomatique à un poste consulaire, ou vice versa, la mission doit fournir les informations ci-après au moins un mois avant le transfert (cela s’applique aux membres de la famille accrédités) :

          Le Bureau du protocole doit être informé à l’avance de tout transfert. Tant que l’avis n’a pas été reçu et traité, le transfert n’est pas approuvé. Une fois le traitement terminé, de nouvelles vignettes d’acceptation et de nouvelles cartes d’identité seront émises.

          Déclaration des promotions de représentants étrangers

          • Promotions sans changement de désignation: Exemple: un Premier secrétaire promu au rang de Conseiller
          • Promotions avec changement de désignation: Exemple: un membre du personnel administratif et technique promu au poste d’Attaché
            • La mission est priée de communiquer par courriel à l’Unité de l’accréditation pour obtenir des directives avant de soumettre toute documentation

          Accroissement des effectifs

          Cette section ne s’applique qu’aux missions bilatérales.

          La procédure d’accroissement des effectifs en est une qui s’opère avant la nomination du titulaire du poste et de sa demande de visa, même dans le cas d’accroissement temporaire. Pour obtenir l’approbation d’un nouveau poste ou d’un poste vacant depuis plus de cinq ans, la mission doit envoyer un courriel à l’Unité de l’accréditation et inclure les renseignements suivants :

          • Titre officiel du poste (doit être conforme à la politique du Canada sur les désignations selon ce qui précède)
          • Description d’emploi détaillée
            • De préférence, une liste à puces décrivant les rôles et les responsabilités.
            • Un simple résumé des responsabilités ne sera pas accepté
          • Justification détaillée du poste
            • Inclure tous les renseignements pertinents afin de justifier l’augmentation du personnel
            • Indiquer si le recrutement d’employés sur place a été envisagé et donner une explication à cet égard
          • Organigramme
            • Montrer clairement les rapports hiérarchiques du nouveau poste au sein de la mission
            • Indiquez la section précise (par exemple, politique, commerciale) où le titulaire sera affecté

          Dans le cas d’une mission ou d’un poste qui ne compte que trois personnes accréditées et qui souhaite ajouter un quatrième représentant, fournir uniquement le titre officiel du poste et la description de travail détaillée.

          Directives supplémentaires

          • Ne pas communiquer le nom du candidat proposé au Bureau du protocole
          • Ne prenez aucun engagement envers le candidat avant d’avoir reçu l’approbation du VRT
          • Pendant le processus de VRT, si aucun prédécesseur n’est indiqué :
            • L’autorité de délivrance des visas présumera que le représentant occupera un nouveau poste
            • Le demandeur devra fournir une preuve documentaire de l’approbation du poste par le Bureau du protocole, sans quoi la demande de VRT sera retirée administrativement.

              Signalement d’un passeport perdu ou volé

              Les personnes accréditées doivent signaler la perte ou le vol d’une carte d’identité ou d’une vignette de visa d’acceptation (dans un passeport perdu ou volé) dès que possible afin de réduire au minimum les risques d’abus de privilèges et d’immunités par des personnes qui n’y ont pas droit. Les missions doivent envoyer par courriel :

              Une fois le nouveau passeport obtenu, le Bureau du protocole précisera la marche à suivre pour la présentation du passeport aux fins du remplacement de la vignette d’acceptation à entrées multiples. Le document précédent sera annulé et ne sera pas valide pour entrer de nouveau au Canada.

              Avis de fin de fonctions et de départ, et attestation de destruction des pièces d’identité

              Les missions doivent aviser par courriel à l’Unité de l’accréditation de la fin des fonctions et des dates de départs des :

              • Représentants accrédités
              • Membes de la famille
              • Employés domestiques

              L’avis devrait être soumis dans les 24 heures suivants la fin des fonctions du représentant étranger et doit comprendre :

              • nom et titre
              • date et point de sortie
              • date de fin de la mission (si celle-ci a eu lieu avant le départ)
              • les noms de tous les membres de la famille qui les accompagnent lors de leur départ
              • mode de transport, y compris l’itinéraire détaillé de chaque personne
              • les noms de tous les membres de la famille qui sont restés au Canada avec une explication (par exemple, un membre de la famille a reçu un permis d’études)
              • nom du successeur (si connu)
              • une attestation que toutes les cartes d'identité ont été détruites (voir ci-dessous)

              À propos de l’attestation de destruction des cartes d’identité : 

              • Ne pas retournez les cartes d’identité du gouvernement du Canada, sauf si une instruction écrite vous le demande
              • Fournissez une attestation signée confirmant que les cartes ont été détruites
              • Vous pouvez regrouper plusieurs ménages dans un seul courriel
              • Les membres de la famille des représentants partants qui demeurent au Canada pour leurs études doivent également faire détruire leurs cartes d’identité

              À propos des plaques d’immatriculation délivrées par le ministère des Transports de l’Ontario :

              • Les plaques CD, CC, XT et XO doivent être retournées directement à ServiceOntario

              Lorsque possible, prière de fournir un avis préalable de fin de fonctions et de départ. Une fois que le Bureau du protocole reçoit la notification :

              • Les vignettes d’acceptation sont annulées électroniquement
              • Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) est informé
              • Le titulaire principal est retiré de la page Représentants étrangers accrédités au Canada

              Pour les personnes visées par la CVRD ou la CVRC, les privilèges et immunités prennent fin au moment du départ ou 10 jours civils après la fin de l’affectation du titulaire principal (voir la période raisonnable prévue par les Conventions de Vienne ci-dessous).

              Le non-respect des dispositions ci-dessus dans les délais impartis peut entraîner un abus des privilèges et immunités par des personnes qui n'y ont plus droit. Le non-respect peut également se répercuter sur le traitement du dossier d'accréditation du successeur.

              Exigences supplémentaires pour les chefs de mission diplomatique

              Les missions doivent fournir un bon préavis par courriel à l’Unité de l’accréditation avec copie conforme à xdc-hom@international.gc.ca dans les cas suivants :

              • Fin des fonctions d’ambassadeurs et de hauts-commissaires
              • Départ définitif des travailleurs domestiques accrédités

              Les préavis doivent comprendre :

              • Nomination d’un chargé d’affaires a.i. ou haut-commissaire par intérim :
                • Le préavis doit être signé par le chef de mission sortant avant la fin des fonctions
                • Si l’avis est envoyé après la fin de l’affectation, une note du ministère d’envoi est requise
                • Une fois l’accréditation approuvée, le chef de mission provisoire est inscrit publiquement et mis à jour sur la page Web des chefs de mission
              • Renseignements sur la résidence officielle : indiquez si le bail prend fin ou sera maintenu pour le successeur 

              À propos des membres de la famille

              • Les membres de la famille qui cessent de résider avec le titulaire principal (à l’exception des élèves fréquentant l’école ailleurs) ne sont plus admissibles à l’accréditation
              • Dans de tels cas, les missions doivent aviser par courriel à l’Unité de l’accréditation

              À propos des époux/conjoints de fait et des enfants qui souhaitent rester au Canada en tant qu’étudiants étrangers

              • Ils doivent présenter une demande en ligne de permis d’études d’IRCC au plus tard 90 jours avant la fin de l’accréditation
              • Les demandes ne peuvent pas être présentées à partir du Canada après le retrait de l’accréditation
              • Les missions doivent communiquer avec l’Unité de liaison d’immigration du Bureau du protocole pour obtenir des instructions

              Au sujet des conjoints/partneaires et enfants qui souhaitent présenter une demande de permis de travail postdiplôme (PTPD)

              Délai raisonnable selon les Conventions de Vienne

              Les personnes disposent d’un « délai raisonnable » après la cessation de leurs fonctions pour quitter le Canada. Conformément au paragraphe 2(3) de la Loi sur les missions étrangères et les organisations internationales, le délai raisonnable dont il est fait mention aux paragraphes 2 et 3 de l’article 39 de la Convention de Vienne sur les relations diplomatiques et aux paragraphes 3 et 5 de l’article 53 de la Convention de Vienne sur les relations consulaires s’entend d’une période d’au plus 10 jours à compter :

              1. dans le cas du paragraphe 2 de l’article 39 et du paragraphe 3 de l’article 53 de ces conventions, de la date à laquelle prennent fin les fonctions du titulaire en cause des privilèges et immunités, celle-ci étant déterminée par la notification à cet effet adressée par la mission diplomatique ou le poste consulaire étrangers au ministre des Affaires étrangères;
              2. dans le cas du paragraphe 3 de l’article 39 et du paragraphe 5 de l’article 53 de ces conventions, de la date déterminée par le ministre des Affaires étrangères.

              Gabarit de demande de service

              Ce modèle vous aidera à formuler les demandes de services, qui doivent être envoyées par courriel à l’Unité de l’accréditation. La taille de vos requêtes électroniques ne doit pas dépasser 10 Mo. Envoyez les demandes par fichier compressé (fichier zip) ou en plusieurs parties en indiquant celles-ci clairement dans l’objet du courriel (par exemple, partie 1 de 3). Chaque document (photo, formulaire d'inscription, carte de signature, copie de passeport, note/lettre) doit être étiqueté et joint individuellement à la demande de service. Dans l’objet de votre courriel, veuillez écrire :

              DEMANDE DE SERVICES D’ACCRÉDITATION (PRÉ-ARRIVÉE/POST-ARRIVÉE/PROROGATION) : NOM DE LA MISSION, VILLE – NOM DE FAMILLE DU REPRÉSENTANT ÉTRANGER, PRÉNOM

              Pour les demandes urgentes en raison notamment d’un voyage imminent, inscrivez la mention « URGENT » en objet et précisez la date de départ de la personne. Dans le texte du courriel, veuillez décrire brièvement votre demande.

              Exemples :

              • Demande d’accréditation pour un représentant étranger accompagné des membres de la famille;
              • Demande de transfert de la vignette d’acceptation à un nouveau passeport;
              • Pour le traitement urgent d’une demande, vous devez informer l’unité d’accréditation 5 jours avant la date du voyage et inclure une justification détaillée (par exemple, voyage d’affaires, urgence familiale ou autre activité officielle).

              Nous vous prions aussi de fournir les renseignements suivants pour chaque client.

              Exemples :

              • Nom : NOM DE FAMILLE, Prénom
              • Date de naissance : AAAA/MM/JJ
              • Titre du poste : (par exemple, Premier secrétaire, ambassade de XXX)
              • Conjoint(e) : NOM DE FAMILLE, Prénom
              • Date de naissance : AAAA/MM/JJ
              • Enfant 1 : NOM DE FAMILLE, Prénom
              • Date de naissance : AAAA/MM/JJ

              Enfin, énumérez les pièces jointes.

              Exemples :

              • Note diplomatique (numérisée)
              • Demande d’accréditation pour un représentant étranger et les membres de la famille
              • Curriculum vitæ du représentant étranger